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Mitarbeiter-Stammdaten

In diesem Datenbereich erfolgt die Datenerfassung für Ihre Mitarbeiter. 

Die Erfassungsmaske der STAMMDATEN – MITARBEITER beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil mit zwei Eingabefeldern. 

Mitarbeiternummer

Vor der Erfassung ist die Eingabe einer Nummer zwingend notwendig. Die Mitarbeiternummer kann 10-stellig alphanumerisch vergeben werden, was bedeutet, dass z. B. auch ein Name vergeben werden kann. Denkbar sind Eingaben wie „112“ oder „Maier“. Das System überprüft, ob Ihre Eingabe eventuell bereits vorhanden ist. Da doppelte Einträge nicht zulässig sind, schlägt das Programm in diesem Fall automatisch eine andere Eingabe vor. Diese können Sie bestätigen oder ändern. 

Eine Anzeige über die Anzahl der angelegten und noch anlegbaren Mitarbeiter erhalten Sie in den STAMMDATEN auf dem Register: „Mitarbeiter„. 


Beachten Sie:

Die Anzahl der anzulegenden Mitarbeiter-Stammdaten ist von der Ausbaustufe Ihrer Software abhängig:

Ausbaustufe Stand

Bis zu 15 Mitarbeiter / Kalenderjahr.

Ausbaustufe Professional

Bis zu 35 Mitarbeiter / Kalenderjahr.

Ausbaustufe Mittelstand

Bis zu 50 Mitarbeiter / Kalenderjahr.


Suchbegriff

Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich um ein indiziertes Feld, also ein Feld nach dessen Inhalt gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um einen Mitarbeiter anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefeldes ist auf 25 Zeichen begrenzt und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Mitarbeiternummer zur Verfügung. 

Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. 

  • Adresse
  • Familie / Urlaub / Bank
  • SV-Nr./ St.-ID / Eintritt / Tätigkeit
  • Lohn-Abrechnungsdaten
  • Memo
  • Bild / Info

Die einzelnen Register werden in den nachfolgenden Gliederungspunkten beschrieben.


Beachten Sie beim Wiedereintritt eines Mitarbeiters: Es darf KEIN neuer Mitarbeiter-Stammdatensatz angelegt werden! Die bereits bestehende Personalnummer MUSS verwendet werden!


Beim Wiedereintritt eines Mitarbeiters gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie den bestehenden Mitarbeiter-Stammdatensatz zum Ändern auf. Im Register Lohn-Abrechnungsdaten können Sie nun über die Schaltfläche „Neu“ eine neue Beschäftigungsvorgabe erstellen. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage der Beschäftigungsvorgabe und anschließend durch die Erstellung der Abrechnungsvorgabe. Die letzte Abrechnungsvorgabe wird zur Übernahme vorgeschlagen. Die notwendigen Änderungen/Ergänzungen können vorgenommen werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „SPEICHERN & SCHLIEßEN“. 

Ausgeschiedene Mitarbeiter ausblenden

Mitarbeiter, die im Vorjahr oder früher aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, können in folgenden Bereichen ausgeblendet werden.

  • Stammdaten Mitarbeiter
  • Erfassung (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto)

Stammdaten – Mitarbeiter

In diesem Bereich kann über die Schaltfläche: WEITERE das Kennzeichen ‚NUR BESCHÄFTIGTE MITARBEITER AUSWEISEN‘ aktiviert werden. 

Ist dieses Kennzeichen aktiviert, werden nur die Mitarbeiter angezeigt, für welche im aktuellen Abrechnungsjahr eine oder mehrere Abrechnungen existieren. 

Wird über die Suche ein „Nicht aktiver Mitarbeiter“ in die Stammdaten übernommen, werden temporär alle Mitarbeiter angezeigt. Diese Anzeige bleibt bis zum nächsten Bereichswechsel bestehen. Kehrt man zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu den Stammdaten zurück, werden wieder nur die aktiven Mitarbeiter angezeigt. 

Erfassung (Bruttolohnerfassung und Lohnkonto)

Im Bereich ‚Bruttolohnerfassung und Lohnkonto‘ werden immer nur die aktiven Mitarbeiter angezeigt. 

Sobald in der Auswahl eine Mitarbeiternummer eines inaktiven Mitarbeiters eingetragen und durch ENTER bestätigt wird, wechselt die Ansicht automatisch und in der Auswahl stehen alle Mitarbeiter zur Verfügung. 

Wird über die Suche ein „Nicht aktiver Mitarbeiter“ übernommen, werden temporär alle Mitarbeiter angezeigt. Diese Anzeige bleibt solange bestehen, bis eine Mitarbeiternummer eines aktiven Mitarbeiters ausgewählt bzw. eingetragen wird. 

Erfolgt über die Schaltfläche mit den drei Punkten ein Wechsel in die Stammdaten der Mitarbeiter, so kann in diesem zusätzlichen Fenster erneut die Eingrenzung „Nur beschäftigte Mitarbeiter ausweisen“ getroffen werden (Schaltfläche: WEITERE).

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