Hintergründe zur elektronischen Betriebsprüfung
Was ist die elektronische Betriebsprüfung (euBP)?
Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) werden, die für die Prüfung relevanten Daten aus der Gehaltsabrechnung von büro+ elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt. Dies soll Papier und Zeit sparen. Bisher wurden die Betriebsprüfungen in nicht-elektronischer Form abgehalten. Ziel der euBP ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern. Die euBP sieht die Annahme der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten im Rahmen eines Online-Verfahrens vor. Der Absender erhält eine elektronische Annahmequittung.
Externe Links
Elektronisch unterstütze Betriebsprüfung:
Betriebsprüfung bei Arbeitgebern:
Grundsätze der Übermittlung (betrifft u. a. die Schnittstelle):
Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?
Grundsätzlich nicht. Laut der Deutschen Rentenversicherung entfällt, sofern der Arbeitgeber an der euBP teilnimmt und diese mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden kann, eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Rechtsgrundlage euBP
Zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln:
- Externer Link: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28p.html
Mit dieser neuen Methode soll der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung verringert werden. Dabei wird u. a. die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre überprüft. Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ der Deutschen Rentenversicherung Bund geregelt.
Ablauf der elektronisch unterstützten Betriebsprüfungblauf (euBP)
Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung werden notwendige Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes von Ihnen als Arbeitgeber aus der Software heraus zusammengestellt. Dies erfolgt über einen Assistenten. Im Anschluss übermitteln Sie diese für die Prüfung wichtigen Daten über die Schnittstellen in der Software an die Rentenversicherung.
Die Daten des Arbeitgebers werden durch den Betriebsprüfer analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsberechnung und -abrechnung überprüft.
Die Übersendung der Daten erfolgt im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards. Dies ist eineinheitliches XML-basiertes Transportverfahren, welches bereits in weiteren Verfahren innerhalb der SV (z. B. für die Sofortmeldung) verwendet wird. Im Anschluss an die Meldung erhalten Sie eine elektronische Annahmequittung in den Annahmestellen (DSRV).
Nach Prüfung der übermittelten Daten erhalten Sie eine Antwort. Sollte es keine Beanstandungen der überprüften Daten geben, muss ggf. keine Prüfung vor Ort erfolgen. I. d. R. verkürzt sich durch das neue Verfahren die Zeit für die Prüfung, auch dann wenn dennoch eine Prüfung vor Ort stattfinden muss. Nach durchgeführter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung müssen Sie als AG weiterhin selbst vornehmen. Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids über die Betriebsprüfung automatisch gelöscht.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) – Schritt für Schritt-Ablauf in der Software
1) Bereitstellung und Versand der euBP an RV mittels Übertragungs-Assistent in Schnittstellen
Der Assistent wird im Bereich: LOHN – DATEI – SCHNITTSTELLEN – ELEKTRONISCH UNTERSTÜTZTE BETRIEBSPRÜFUNG aufgerufen.
Geben Sie Ihr Zertifikatskennwort ein und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Bevor der Assistent ausgeführt werden kann, ist zwingend einen Aktualitätsprüfung von der Übertragung von Daten aus dem Bereich: „Lohn“ erfolgen erforderlich.
Bestätigen Sie die Schaltfläche: „Aktualitätsprüfung starten“.
Nach dem die Versionsprüfung erfolgt ist, erhalten Sie das Startfenster des Assistenten mit der fest eingestellten Auswahl „euBP“ und einem Informationskasten. Bestätigen Sie die Schaltfläche: WEITER und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Über das Kennzeichen: ZEITRAUM FREI FESTLEGEN lässt sich der Zeitraum anpassen.
Beachten Sie:
Sollte vom Prüfer explizit ein kürzerer Zeitraum angefordert werden, lässt sich der Zeitraum über das Kennzeichen: „Zeitraum frei festlegen“ anpassen. In der Regel sollte nur nach Absprache mit dem Prüfdienst eine Anpassung des Zeitraums erfolgen.
Die Rentenversicherungsträger führen für jeden Betrieb mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch.
- Externer Link zu § 28p Abs. 1 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28p.html.
Soll eine Datenlieferung storniert werden, steht das Kennzeichen: „Datenlieferung stornieren“ zur Verfügung.
Im nächsten Fenster wählen Sie die Betriebsnummer. Sofern Sie nur eine Betriebsnummer besitzen, wählen Sie diese und bestätigen Sie mit WEITER.
Nachdem der Assistent durchlaufen ist, sind die Daten an die Datenstelle der Rentenversicherung versandt.
Drücken Sie im Fenster mit der Zusammenfassung die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN, sofern Sie die Daten jetzt an den Kommunikationsserver der Rentenversicherung senden möchten.
Mit Schaltfläche: ABBRECHEN verlassen Sie das Fenster ohne Versand der Daten. Der Assistent wird abgebrochen und kann später erneut ausgeführt werden.
2) Kontrollieren des euBP-Ausgangs (DSRV)
Nach dem Versenden der euBP-Datei wechseln Sie in den Bereich: PARAMETER – EINZUGSSTELLEN – ANNAHMESTELLEN. Öffnen Sie den Eintrag: DSRV und wechseln Sie auf das Register: euBP-Dateien.
Nach dem Versand wird die Ausgangsdatei in der Tabelle „euBP-Ausgang“ dargestellt.
Verweilen Sie mit der Maus über der Spalte Status, erhalten Sie das Datum, mit den Infos wann die Datei erstellt und versendet wurde.
3) Einlesen der Rückmeldungen zur euBP
Wie gewohnt, rufen Sie auch die Rückmeldung zur euBP über den Assistenten ab, mit dem Sie auch die übrigen Nachrichten der Annahmestellen abrufen.
Im Bereich: PERSONAL unter Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN – Gruppe: BEITRAGSABRECHUNG – EINTRAG: ÜBERTRAGEN.
Anschließend erfolgt eine Versionsprüfung und die Abfrage des Kennworts.
Bei der Auswahl der zu versendenden Daten, steht der Eintrag:“Nachrichten der Annahmestellen abrufen“ zur Verfügung. Bitte wählen Sie diesen Eintrag, um keine Daten zu versenden, sondern den Abruf von den Nachrichten der Annahmestellen zu bewirken.
Beachten Sie:
Der Abruf der Nachrichten kann längere Zeit (bis zu ca. 3 Minuten) in Anspruch nehmen.
Das Ergebnis der Prüfung wird in allen Fällen zusätzlich postalisch versandt. Maßgebend für die ordnungsgemäße Zustellung der Prüfmitteilung bzw. des Bescheides und für den Zeitpunkt der Zustellung ist der postalische Versand.
Weitere Infos in folgendem PDF der Rentenversicherung:
- „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ – 6.5.2 Mitteilung über das Ergebnis der Prüfung:
4) Einsehen der Rückmeldungen zur euBP – DSRV
Navigieren Sie im Bereich: LOHN. Rufen Sie dort die PARAMETER auf – EINZUGSSTELLEN – ANNAHMESTELLEN – suchen Sie den Eintrag: „DSRV“ und öffnen Sie diesen SV-Annahmestellendatensatz. Auf dem Register: „euBP Dateien“ finden Sie die beiden Bereiche „euBP-Ausgang“ und „euBP-Eingang„. Wurde bei der Abholung der Nachrichten vom Kommunikationsserver (Nachrichtenabruf über SV-Assistent) ein euBP-Datensatz eingeladen, werden diese in den Annahmestellen bei der DSRV auf dem Register: „euBP Dateien“ gespeichert.
Über die Schaltfläche: INHALT EINSEHEN erhalten Sie weitere Informationen zum Datensatz im euBP-Eingang.
5) Verarbeiten der euBP-Rückmeldung über Assistent „Externe Meldungen verarbeiten“
Navigieren Sie in den Bereich: PERSONAL – STAMMDATEN – Register: MITARBEITER und wählen Sie die Schaltfläche: WEITERE – EXTERNE MELDUNGEN VERARBEITEN.
Hierdurch werden die Daten, die sich im euBP-Eingang befinden, von der Software verarbeitet.
Der Assistent erkennt, in welchen Bereichen Daten zum Verarbeiten vorliegen. Markieren Sie die Kennzeichen für das Verarbeiten der externen Meldungen im Bereich: EuBP.
Info:
Sollte das Kennzeichen für euBP an dieser Stelle des Assistenten nicht erscheinen, so liegen keine zu verarbeitenden Daten vor. Prüfen Sie bitte, ob in den Annahmestellen im Datensatz der DSRV – Register: „euBP Dateien“ ein Eingang vorliegt.
Verarbeitungsprotokoll bei Dateiabweisung bzw. bei fehlerhafter Rückmeldung nach Verarbeitung bei DSRV
Sofern die Eingangsdatei nicht verarbeitet werden kann, wird diese mit einer Fehlermeldung quittiert. Auch wenn die elektronische Verarbeitungsbestätigung der DSRV für den Anwender zur Abholung bereitsteht und fehlerhaft ist, erfolgt keine Speicherung. Beachten Sie jeweils die Hinweise im Empfangen-Protokoll (DSRV – Register: „euBP“).
6) Korrekturmeldungen zur euBP in Mitarbeiter-Stammdaten kontrollieren
Aus Dateien für Meldekorrekturen wird ein Eintrag in den zu überprüfenden Mitarbeiter-Stammdaten erstellt.
Navigieren Sie zur Ansicht auf PERSONAL – STAMMDATEN – Register: MITARBEITER. Öffnen Sie den Mitarbeiter-Datensatz und wechseln Sie auf das Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN. In der linken Navigation befindet sich der Eintrag: EXTERNE GRUNDLAGEN – EUBP KORREKTURMELDUNGEN. Korrekturmeldungen werden in einer extra hierfür bereitgestellte Tabelle geschrieben. Sollten keine Einträge in der Tabelle vorliegen, liegen keine EuBP Korrekturmeldungen für den Mitarbeiter vor.
Beachten Sie:
- Eine Meldekorrektur aufgrund einer Betriebsprüfung dient der Richtigstellung des Meldebestands von Beschäftigten, sodass diese ihre Leistungsansprüche in zutreffender Höhe geltend machen können. Ein zusätzlicher Beitragsnachweis ist hierbei nicht zu melden.
- Sofern eine Meldekorrektur aufgrund einer Betriebsprüfung durchgeführt wurde und danach nochmals eine Korrektur im betroffenen Meldezeitraum (bspw. aufgrund nachträglichem Tarifabschluss oder Arbeitsgerichtsurteilen) durchgeführt werden soll, werden Meldungen falsch erzeugt und Beiträge falsch berechnet.
Quelle: 6.5.1 Bereitstellung von Daten für Meldekorrekturen: https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-betriebspruefung/grundsaetze_uebermittlung_01072021.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Externer Link).
Beispiel:
- Für einen Arbeitnehmer wurde eine Jahresmeldung (Zeitraum 01.01. – 31.12.2018) mit einem Entgelt in Höhe von 24.000,00 Euro abgegeben.
- Der Prüfer stellt fest, dass im November 2018 von einem Einmalbezug in Höhe von 500,00 Euro zu Unrecht Beiträge nicht gezahlt wurden.
- Der Prüfer berechnet für den Zeitraum 01.11. – 30.11.2018 eine Entgeltdifferenz in Höhe von 500,00 Euro.
- Diese Informationen werden, sofern es keine weiteren Berechnungen gibt, im Datensatz Grunddaten für Meldekorrekturen (DSGM) zur Verfügung gestellt.
- Da die Jahresmeldung betroffen ist, werden Informationen dazu mit dem DSUM übermittelt.
- Die Zeitraum-Daten im DSUM und im DSGM weichen voneinander ab.
Zusammengefasst ergibt sich folgendes Bild:
| Meldung / Datensatz | Zeitraum von | Zeitraum bis | Entgelt |
|---|---|---|---|
| Jahresmeldung | 01.01.2020 | 31.12.2020 | 24.000,00 Euro |
| DSUM(Datensatz Informationen zur Ursprungsmeldung) | 01.01.2020 | 31.12.2020 | 24.000,00 Euro |
| DSGM(Datensatz Grunddaten für Meldekorrekturen) | 01.11.2020 | 30.11.2020 | 500,00 Euro (Differenz) |
| Stornierung der Jahresmeldung | 01.01.2020 | 31.12.2020 | 24.000,00 Euro |
| Korrektur der Jahresmeldung | 01.01.2020 | 31.12.2020 | 24.500,00 Euro |
Quellen:
- 6.5.1 Bereitstellung von Daten für Meldekorrekturen: https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-betriebspruefung/grundsaetze_uebermittlung_01072021.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Externer Link)
- Datensätze und -bausteine im euBP-Verfahren: https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-betriebspruefung/anlage4_meldekorrekturen_01012023.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Externer Link)
Übertragung der euBP in den Einzugsstellen einsehen
Innerhalb des Lohnmoduls erhalten Sie im Bereich: PARAMETER – EINZUGSSTELLEN – ÜBERTRAGUNG EUBP einen Überblick über das Versanddatum und den Prüfungszeitraum (Von/Bis). Weiterhin finden sich Tabellenfelder mit der Information, ob die angesetzte Betriebsprüfung bereits abgeschlossen oder storniert wurde.
Storno euBP vor dem Neuversand von Daten
Sofern zu einer Prüfung neue Daten geschickt werden sollen, ist systemseitig durch microtech büro+ sichergestellt, dass eine Stornierung der Datenlieferung vor dem Neuversand erfolgt, d. h. bei einer erneuten Datenlieferung werden automatisch bisherige Datenlieferungen storniert. Über die Software wird das Storno-Kennzeichen für den zuvor eingereichten Datensatz verschickt.
Beispiel:
Zu einer eingesendeten Datenlieferung sollen neue Daten gesendet werden. Die Übertragung davor ist durch die Rückmeldung der RV storniert. Dies ist in der Tabelle durch den Eintrag: „Wurde storniert“ → „Ja“ ersichtlich.
Beachten Sie:
Es besteht die Möglichkeit, dass eine bereits erstellte und versandte euBP-Gesamtlieferung erneut in microtech büro+ mit den aktuellen Daten erzeugt und versendet werden kann. Diese Möglichkeit steht solange bereit, bis die Prüfung nach § 28p SGB IV (Statusmeldung E90/F90) abgeschlossen worden ist.
Rückmeldung der Rentenversicherung: „Betriebsprüfung abgeschlossen“ und Verarbeitung über externe Meldungen
Wurde eine Betriebsprüfung bereits abgeschlossen, so ist dies über das Kennzeichen: „Betriebsprüfung abgeschlossen“ im Bereich: PARAMETER – EINZUGSSTELLEN – ÜBERTRAGUNG EUBP ersichtlich
