Auf dem Register: „Lohn-Abrechnungsdaten“ steht innerhalb der „Grundlagen der Abrechnung“ der Bereich: FEHLZEITEN zur Verfügung.
Die Fehlzeiten von Beschäftigten sind vom Arbeitgeber aufzuzeichnen, damit bei Teilentgeltzahlungszeiträumen die Beschäftigungszeit ermittelt wird und dadurch die Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenzen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnet werden können. Aus den Aufzeichnungen müssen die Kalenderdaten und die Art der Fehlzeit ersichtlich sein.
Info:
Mit der Erfassung der Fehlzeit treffen Sie einen Teil der Voraussetzungen hinsichtlich der Erstattungsanträge (AAG).
Um die Sicherheit des Abrechnungsverfahrens wesentlich zu erhöhen, ist die Steuerung über einen Fehlzeitenschlüssel vorzunehmen. Die Bewertung der Fehlzeitenarten mit ihren Auswirkungen auf die Ermittlung der Sozialversicherungstage, die Dauer der Mitgliedschaft und die Abgabe der Meldungen wird damit maschinell durchgeführt.
Über die Schaltfläche: NEU kann eine Fehlzeit erfasst werden.
Über die Felder „Von“ und „Bis“ wird die Dauer der Fehlzeit erfasst. Ist das Ende der Fehlzeit noch nicht bekannt, bleibt das Feld „Bis“ leer.
Im Feld „Art der Fehlzeit“ wählen Sie aus dem Fehlzeitenkatalog die entsprechende Art der Fehlzeit aus. Dem Fehlzeitenkatalog können Sie auch entnehmen, welche sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen die Hinterlegung dieser Fehlzeit nach sich ziehen werden.
Bestimmte Fehlzeiten haben direkte Auswirkung auf die Lohnberechnung.
Die Aufzeichnung der Fehlzeiten ist sehr sorgfältig vorzunehmen, da diese unter Umständen zur Kürzung der Sozialversicherungstage führen können.
Beachten Sie:
Je nach Art der Fehlzeit ist aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Kriterien die Abgabe einer SV-Meldung notwendig. Diese SV-Meldung wird durch die korrekte Hinterlegung der Fehlzeit durch das Programm automatisch generiert.
Beispiel:
4.1. Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld: kürzt SV-Tage, + 1 voller Kalendermonat dann Abmeldung.
Vergleichsnetto (aus Vormonat) / Erhaltene Sozialleistungen (Tageswert bzw. Monatswert)
Da Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialleistungen ausschließlich dann beitragsfrei sind, wenn die Einnahmen zusammen mit den in § 23c SGB IV genannten Sozialleistungen das Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro im Monat übersteigen, werden diese Angaben zur korrekten Ermittlung benötigt (siehe §23c SGB IV).
Die einzutragenden Beträge werden Ihnen von der Einzugsstelle (Krankenkasse) mitgeteilt.
Fehlzeiten mit besonderen Eingabemasken
Fehlzeit 10.3 Entgeltfortzahlung nach U1
Unterliegt der Arbeitnehmer z.B. der Umlagepflicht nach U1 und U2 und ist für diesen Arbeitnehmer für einen Zeitraum die Fehlzeit 10.3 Entgeltzahlung nach U1 eingetragen, dann wird in den Vorgaben der Abrechnung im Abschnitt Tage für Lohnfortzahlung die Anzahl der Tage im Feld „U1 Tage“ ausgewiesen. Der Erstattungsbetrag wird berechnet, wenn zusätzlich in der Lohnart, welche die Basis für die Berechnung des Erstattungsbetrages darstellt, die Option „Berücksichtigung für Lohnfortzahlung “ aktiviert ist.
Von (Datum) ….. Bis (Datum)
Hier ist darauf zu achten, dass der Erstattungszeitraum zu hinterlegen ist. Dieser kann von der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abweichend sein, wenn z. B.
- Am ersten Tag der AU noch gearbeitet wurde. Dann ist dieser Tag von der Erstattung ausgeschlossen und das „Von-Datum“ ist der Folgetag.
- Die Bescheinigung den Erstattungszeitraum von 42 Tagen überschreitet. Es ist maximal ein Zeitraum von 42 Tagen zu hinterlegen.
Art der Rückerstattung
Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.
Auf dem Register: „Arbeitsunfähigkeit“ stehen folgende Felder und Kennzeichen zur Verfügung:
Ursache der AU
Hier hinterlegen Sie, um welche Art der Arbeitsunfähigkeit es sich handelt.
- 0 Grundstellung: wird verwendet, wenn weder 1 noch 2 zutreffen
- 1 Schädigung durch Dritte
- 2 Arbeitsunfall / Berufskrankheit
Am ersten Tag noch gearbeitet
Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat.
Beispiel:
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom 01.02. liegt dem Arbeitgeber vor. In der Fehlzeit ist der Zeitraum: 01.02. hinterlegt. Das Kennzeichen: „Am ersten AU-Tag noch gearbeitet“ ist aktiviert und im Feld: „Letzter Arbeitstag vor AU“ ist der 01.02 hinterlegt.
Eine Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist für diesen Tag ausgeschlossen.
Im Beispiel erscheint folgender Programm-Hinweis:
Hinweis-Meldung
Es wurde das Kennzeichen „Am ersten AU-Tag noch gearbeitet“ aktiviert. Eine Erstattung für diesen Tag ist ausgeschlossen. Daher ist im Feld: „Von“-Datum der Fehlzeit der Folgetag aus der AU anzugeben und im Feld: „Letzter Arbeitstag vor AU“ der 1. Tag der AU zu hinterlegen.
Kennzeichen: „Abtretung nach § 5 AAG“
Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn auf den Arbeitgeber ein Anspruch auf Schadenersatz nach § 6 des Entgeltfortzahlungsgesetzes übergegangen ist.
Letzter Arbeitstag vor AU
Hier hinterlegen Sie das Datum, an welchem der Mitarbeiter letztmalig vor der Erkrankung gearbeitet hat.
Beachten Sie:
Wurde am 1. Tag der AU noch gearbeitet, gilt dieser Tag als letzter Arbeitstag.
Fehlzeit 10.4 Erstattung während des Beschäftigungsverbotes
Wenn für eine schwangere Mitarbeiterin ein ärztliches Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde, dann hinterlegen Sie dies über die Fehlzeit 10.4.
Art der Rückerstattung
Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.
Entbindungstag
Da ein Beschäftigungsverbot in umittelbarem Zusammenhang mit Mutterschutz steht, ist hier der mutmaßliche Entbindungstag einzutragen.
Art des Beschäftigungsverbotes
Hier können Sie zwischen folgenden Arten wählen:
- 0 individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
- 1 generelles Beschäftigungsverbot
- 2 teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
- 3 teilweise generelles Beschäftigungsverbot
Beachten Sie:
Es ist darauf zu achten, dass in der betroffen Einzugstelle der aktuell gültige Erstattungssatz für Beschäftigungsverbote abgerufen wurde (STAMMDATEN – EINZUGSSTELLEN – Einzugsstellen-Datensatz öffnen – UMLAGESÄTZE – Schaltfläche: BEITRAGSSÄTZE HOLEN).
Fehlzeit 4.5 Mutterschutzfrist
Die gesetzliche Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor der Entbindung und geht bis acht Wochen nach der Entbindung (Ausnahmen und Abweichungen möglich).
Art der Rückerstattung
Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.
Entbindungstag
Durch Hinterlegung des Entbindungstages wird die Schonfrist automatisch berechnet.
Auf dem Register: „Mutterschaft“ stehen folgende Felder und Kennzeichen zur Verfügung:
- Beginn der Schonfrist
- Ende der Schonfrist
- mon. Bruttoarbeitsentgelt
- Kalendertägliches Netto
- Monatliches Netto
- Kennzeichen: Früh- oder Mehrlingsgeburt
- Kennzeichen: Zahlung variables Entgelt im Ausgangszeitraum
Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Berücksichtigung von Mutterschutz“.
Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn
Damit die Angaben zum Feld: „Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn“ in der Lohnsteuerbescheinigung gefüllt werden können, ist hier gegebenenfalls eine Eingabe vorzunehmen.
Die Fehlzeiten werden unter STAMMDATEN – MITARBEITER – LOHN-ABRECHNUNGSDATEN – GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG – FEHLZEITEN eingetragen. Im Katalog der Fehlzeit ist die Spalte „Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung“ enthalten.
Fehlzeiten, welche im Feld „Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung“ ein „JA“ enthalten, können zur Berücksichtigung in der Lohnsteuerbescheinigung herangezogen werden.
Wurde eine Fehlzeit mit entsprechendem Kennzeichen ausgewählt, wird von der Software die Anzahl der Tage (NICHT Arbeitstage) geprüft. Die Ausweisung eines Zeitraums ohne Anspruch auf Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung setzt 5 Arbeitstage voraus. Ausnahme: Im direkten Anschluss an eine Fehlzeit folgt eine weitere zu berücksichtigende Fehlzeit, deren Gesamtzeitraum mind. 5 Tage ergeben.
Mit der Option „ZEITRAUM OHNE ANSPRUCH AUF ARBEITSLOHN FÜR 20xx“ ist zu bewerten, ob eine Berücksichtigung des Unterbrechungszeitraums in der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen soll oder nicht.
Beachten Sie:
Es ist zu prüfen, ob es sich bei einem Zeitraum tatsächlich um eine zu berücksichtigende Fehlzeit für die Lohnsteuerbescheinigung handelt. Bitte informieren Sie sich über die Entstehung der Zeiträume und deren Berücksichtigung bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater.
Wird keine Bewertung zur Option „Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 20xx“ getroffen, erhalten Sie eine entsprechende Information, dass die Angabe zu tätigen ist.
Ohne Bewertung wird die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr mit einem betroffenen Zeitraum NICHT erstellt!
Wurden die Daten vollständig in den Fehlzeiten hinterlegt, wird in der Lohnsteuerbescheinigung das Feld „Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn“ gefüllt.
Ausweisung im Lohnkonto
Nach vollständiger Hinterlegung der Daten in der Fehlzeit erfolgt auch eine entsprechende Ausweisung im Lohnkonto im Bereich: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn.
Aushilfsbeschäftigung für Mitarbeiter in Elternzeit erfassen
Über die Schaltfläche: AUSHILFSBESCHÄFTIGUNG kann für Mitarbeiter, die sich in Elternzeit (Fehlzeit 5.1) befinden, eine Aushilfsbeschäftigung in Form eines neuen Beschäftigungsverhältnisses angelegt werden. Dieses ist neben dem bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnis aktiv und muss auch separat beendet werden.
Beachten Sie:
Wird über die Schaltfläche: „Aushilfsbeschäftigung“ KEIN neues Beschäftigungsverhältnis angelegt und stattdessen über das bereits bestehende mit einer neuen Abrechnungsvorgabe mit der Personengruppe 109 (geringfügig entlohnte Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV) eine Aushilfsbeschäftigung abgerechnet, wird durch die hinterlegte Fehlzeit 5.1 (Elternzeit) KEINE Kürzung der Sozialversicherungstage ausgelöst.