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XRechnung: Gutschrift erstellen


Info:

Ab buhl Unternehmer Professional 365

Ab Mindestversion 6524 kann im XRechnungs-Format auch ein „Gutschein“ erstellt werden.



Vorgehen: Erstellen einer Gutschrift im Format der XRechnung

Erstellen der XML-Datei im Bereich der Vorgänge

Ausgangslage: Es ist eine Gutschrift zu erfassen, die an eine Behörde gerichtet werden soll.

  • Diese Behörde teilt Ihnen zuvor eine Leitweg-ID mit, z. B. „04011000123451234506“ und weist Sie dazu an, die Gutschrift als .xml (XRechnung Standard) zu übermitteln
  • Die Gutschrift wird in der Übersicht markiert und mittels der Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN wird der Eintrag: „XML-Datei für XRechnung erstellen“ gewählt
  • Durch die Auswahl wird nun eine XML-Datei der Art „Gutschrift“ nach XRechnung-Norm erstellt, welche die Angaben des markierten Vorgangs, sowie der dazugehörigen Daten enthält
Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-05-1024x648.png

Mappings bei „Gutschrift“

Die Syntax des Aufbaus der XRechnung „Gutschrift“ (381) entspricht im großen und ganzen dem der Vorgangsart „Rechnung“ (380), einige Besonderheiten möchten wir Ihnen an dieser Stelle vorstellen:

BillingReference bei vorhergehenden Vorgang (aus welchem gewandelt wurde)

Die BillingReference wird bei einer Gutschrift nur dann gefüllt, wenn zuvor aus einem vorhergehenden Vorgang (z. B. „Rechnung“) gewandelt wurde:

Die alte Rechnungsnummer und zugehörige Daten werden als „InvoiceDocumentReference“ in die XRechnung übernommen


Info:

Legende:

  • cac: = Kategorien / Gruppen
  • cbc: = Felder

Ausschnitt aus der XRechung

<cac:BillingReference>        
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>RE12000018</cbc:ID> **Belegnummer des vorhergehenden Vorgangs** 
<cbc:IssueDate>2022-01-01</cbc:IssueDate>  **Belegdatum vorh. Vorgang**        
</cac:InvoiceDocumentReference>   
</cac:BillingReference>  



Speziell für Gutschriften relevante Bereiche in der erstellten XML-Datei der XRechnung:

Kategorie / GruppenFeld in der XRechungFeld/Wert in buhl UnternehmerWeitere Informationen
cac:BillingReferenceUmfasst die Angaben zum vorhergehenden Beleg
cac:InvoiceDocumentReferenceUmfasst die Angaben zum vorhergehenden Beleg
cbc:InvoiceTypeCodeEntspricht dem in den Parametern der Vorgangsartenvergebenen „Vorgaben für ZUGFeRD-XRechnung„Rechnung“ (380), „Gutschrift“ (381) bzw. „Rechnungskorrektur“ (384)
cbc:BuyerReferenceLeitweg-IDDie Leitweg-ID wird als cbc:BuyerReference in das Format XRechung übernommen
cbc:IDAktVog.NrDie AktVog.Nr = Belegnummer des vorhergehenden Vorgangs (z. B. „Rechnung“) wird herangezogen, sofern aus einem bestehenden Gutschrift in den neuen Vorgang gewandelt wurde. Technisch geschieht dies über das Vorgangsprotokoll, aus welchem das Datum sowie die Belegnummer des vorhergehenden Vorgangs gezogen werden. 
cbc:IssueDateAktVog.DatDas AktVog.Dat = Belegdatum wird aus dem vorhergehenden Vorgang (z. B. „Rechnung“) gezogen. Technisch geschieht dies über das Vorgangsprotokoll, aus welchem das Datum sowie die Belegnummer des vorhergehenden Vorgangs gezogen werden. 
cbc:SalesOrderID AktVog.AuftrNr
cac:PaymentMeans
cbc:PaymentIDAktVog.Nr + AktVog.Dat Belegnummer Belegdatum des vorhergehenden Belegs
cac:PartyIdentification  Umfasst die Angaben, wer das „Gegenüber“ in diesem Vorgang ist
cbc:ID schemeID=“0002″ AktVog.KdLiefNrDie Kundenliefernummer auf dem aktuellen Vorgang wird herangezogen
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Nach dem Speichern bzw. wandeln in eine Gutschrift, finden Sie diese in der Übersicht der Vorgänge. Wählen Sie diese Gutschrift aus und betätigten Sie Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN – XML-Datei für XRECHNUNG ERSTELLEN.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-06.png

Im Anschluss wird eine XML-Datei im Format „XRechnung“ gespeichert.

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Versand per E-Mail mit XML-Datei direkt im Anhang

Alternativ zur Ausgabe im XML-Format und der anschließenden Einbindung der Datei in eine E-Mail, kann der Mail-Versand auch direkt über die Ausgabe von buhl Unternehmer erfolgen.

Wählen Sie im Bereich: VERKAUF – VORGÄNGE – Register: VORGÄNGE die Ausgabe für Gutschriften.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-08.png

Wählen Sie „Ausgabe bearbeiten…“.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-09.png

Wählen Sie das Standard-Layout „(Gutschrift als E-Mail)“ aus. Über die Schaltfläche: KOPIEREN legen Sie ein zunächst exaktes Ebenbild des E-Mail Layouts der Gutschrift an, um es dann anzupassen.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-10.png

Nach dem Kopieren des Layouts benennen Sie es zweckmäßig, z. B. „XRechnung – Gutschrift als E-Mail„. Markieren Sie das neue Layout und wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist buhl-unternehmer-xrechnung-gutschrift-rechnungskorrektur-11.png

Auf dem Register: OPTIONEN stellen Sie das Format auf „XRechung (*.xml)„. Im Anschluss speichern und schließen Sie Ihre Angaben.

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Schreiben Sie uns Ihre Anregungen.