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KUG – Kurzarbeitergeld hinterlegen

Beschriebene Funktionen in Ausbaustufe: Mittelstand verfügbar

Auf betrieblicher bzw. auf arbeitsrechtlicher Ebene ist die Entscheidung über die Einführung von Kurzarbeit zu treffen. Darunter versteht man die Herabsetzung der regelmäßigen, betrieblichen Arbeitszeit in Folge wirtschaftlicher Ursachen oder eines unabwendbaren Ereignisses mit der Folge einer entsprechenden Minderung der Entgeltansprüche der betroffenen Arbeitnehmer. Kurzarbeitergeld (Kug) wird bei Erfüllung der in den §§ 169 bis 182 SGB III genannten Voraussetzungen gewährt. 

Das Kurzarbeitergeld beträgt:

  • 67 % für Arbeitnehmer, die mindestens 1 Kind im Sinne des § 32 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 bis 5 EStG haben, unabhängig von der Haushaltszugehörigkeit oder vom in- oder ausländischen Wohnsitz des Kindes
  • 60 % für die übrigen Arbeitnehmer

1    Einstellungen in den Parametern (Kurzarbeitergeld)

1.1       Einstellungen in der Betriebsstätte

Mittels Schaltfläche: PARAMETER – ABRECHNUNG – BETRIEBSSTÄTTEN öffnen Sie die von der Kurzarbeit betroffene Betriebsstätte zum Ändern. 

Es steht Ihnen das Register: „Kurzarbeit (Kug)“ zur Verfügung. 

1.2       Stammdaten 

Kug Stammnummer: Diese wird von der Agentur für Arbeit vergeben. 

Ableitungsnummer: Die Arbeitsagentur sieht seit 2015 die Ausweisung einer sogenannten Ableitungsnummer in der Kug-Abrechnungsliste vor. Diese kann hier hinterlegt werden. 

Gewährte Zeiträume: Über die Schaltfläche: NEU öffnet sich ein neues Fenster, in welchem die gewährten sowie die in Anspruch genommenen Zeiträume hinterlegt werden. (Die Schaltfläche: NEU steht auf der Registerkarte: „GEWÄHRTE ZEITRÄUME (BEARBEITUNG)“ zur Verfügung, sobald Sie den Bereich: „Gewährte Zeiträume“ fokussiert haben). 

Beachten Sie: Der gewährte Zeitraum umfasst generell mindestens einen vollen Monat. Zu diesem gewährten Zeitraum ist unter „Anspruchszeiträume“ der tatsächlich in Anspruch genommene Kug-Zeitraum zu hinterlegen.

1.3       Mitarbeiter zuweisen

Über die Schaltfläche: MITARBEITER ZUWEISEN wird ein Assistent aufgerufen, der die Zuweisung der Kug-Zeiträume zu den Mitarbeitern vornimmt. 

Im ersten Fenster wählen Sie den Zeitraum aus, der zugewiesen werden soll. 

Anschließend kann die Mitarbeiter-Auswahl eingegrenzt werden. Soll allen Mitarbeitern der zuvor gewählte Kug-Zeitraum zugewiesen werden, erfolgt hier keine Angabe. Im nächsten Fenster werden die entsprechenden Mitarbeiter aufgelistet. Hier können einzelne Mitarbeiter durch Deaktivierung ebenfalls ausgeschlossen werden. 

Anschließend erhalten Sie eine Zusammenfassung. Mittels Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird die Zuweisung des Kug-Zeitraumes zu den ausgewählten Mitarbeitern abgeschlossen. Die korrekte Hinterlegung kann unter STAMMDATEN – MITARBEITER – LOHN-ABRECHNUNGSDATEN – GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG – KUG kontrolliert und gegebenenfalls auch korrigiert werden.

1.4       Einstellungen für die Buchungssatzerstellung

Über die Schaltfläche: PARAMETER – ABRECHNUNG – BUCHUNGSKONTEN FÜR FIBU steht der Abschnitt: „Forderungen aus Kug“ zur Verfügung. An dieser Stelle werden die Konten für Forderungen gegenüber der Arbeitsagentur bzw. der Einzugsstelle eingetragen. Außerdem kann ein Layout für den Buchungstext hinterlegt werden.  

2    Einstellungen in den Lohnarten

Unter STAMMDATEN – LOHNARTEN steht auf dem Register: „Weitere Kennzeichen“ die Option: „Mehrarbeit“ zur Verfügung. 

Dieses Kennzeichen ist bei allen Lohnarten zu aktivieren, die NICHT zur Ist-Entgeltermittlung herangezogen werden. (Das Ist-Entgelt wird durch die Software automatisch aufgrund der angegebenen Lohnarten in der Bruttolohnerfassung ermittelt und als Grundlage für die Kug-Berechnung herangezogen.) Im Lohnkonto erfolgt eine entsprechende Ausweisung.

3    Einstellungen in den Mitarbeiterstammdaten

Unter STAMMDATEN – MITARBEITER – LOHN-ABRECHNUNGSDATEN steht unter GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG der Eintrag: „Kug“ zur Verfügung. 

Durch die Hinterlegung in der Betriebsstätte (Schaltfläche: PARAMETER – ABRECHNUNG – BETRIEBSSTÄTTE) und Zuweisung mittels Schaltfläche: MITARBEITER ZUWEISEN wird dieses Register automatisch gefüllt. 

Wurde ein Mitarbeiter nicht oder falsch zugewiesen, können die entsprechenden Anpassungen / Korrekturen auf diesem Register vorgenommen werden. Dafür stehen die Schaltflächen: NEU, ÄNDERN und LÖSCHEN zur Verfügung.

3.1       Fehlzeiten vor und/oder während der Kurzarbeit

Krankheit / Lohnfortzahlung während der Kurzarbeit 

Erhält ein Mitarbeiter während der Kurzarbeit Lohnfortzahlung aufgrund von Krankheit, muss die Fehlzeit: „8.1. KUG/WAG Krank Krankengeld in Höhe des KUG/WAG“ verwendet werden. 

Diese Eintragung ist wie für alle Fehlzeiten vorzunehmen unter: STAMMDATEN – MITARBEITER – Register: „Lohn-Abrechnungsdaten“ – GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG – FEHLZEITEN. Damit ist gewährleistet, dass das Krankengeld gemäß § 47 b Abs. 4 SGB V korrekt ermittelt werden kann. 

Krankheit / Lohnfortzahlung liegt bereits vor Beginn der Kurzarbeit vor 

Die Fehlzeit: „10.3 Entgeltfortzahlung nach U1“ ist vor dem Beginn der Kurzarbeit zu beenden. 

Ab Beginn der Kurzarbeit ist die Fehlzeit: „8.1. KUG/WAG Krank Krankengeld in Höhe des KUG/WAG“ zu verwenden. 

Besteht Lohnfortzahlung über die Dauer der Kurzarbeitszeit hinaus, so ist nach Beendigung der Kurzarbeit wieder die Fehlzeit: „10.3 Entgeltfortzahlung nach U1“ einzutragen. 

Ermittlung des Zeitraums für die Lohnfortzahlung 

Wird Lohnfortzahlung vor der Inanspruchnahme von Kurzarbeit gewährt, setzt die Lohnfortzahlung während des Kurzarbeit-Zeitraumes aus und läuft anschließend weiter. 

Beispiel: 

  • Kurzarbeit besteht von 20. – 30.01.
  • Ein Mitarbeiter ist vom 05.01. – 02.03. krank.

Ermittlung des Zeitraums für die Lohnfortzahlung 

ohne Berücksichtigung des Kug-Zeitraumes: 

05.01. – 15.02. = 42 Tage 

mit Berücksichtigung des Kug-Zeitraumes: 

05.01. – 19.01. = 15 Tage 

31.01. – 26.02. = 27 Tage 

sind insgesamt 42 Tage 

Die Fehlzeiten sind beim Mitarbeiter wie folgt zu hinterlegen: 

05.01. – 19.01.: Fehlzeit „10.3 Entgeltfortzahlung nach U1“ 

20.01. – 30.01.: Fehlzeit „8.1. KUG/WAG Krank Krankengeld in Höhe des KUG/WAG“ 

31.01. – 26.02.: Fehlzeit „10.3 Entgeltfortzahlung nach U1“

4    Abrechnung

Wurden alle Vorgaben zur Kurzarbeit in den Parametern und den Stammdaten definiert, kann die Abrechnung im Bereich: „(Bruttolohn-) Erfassung“ durchgeführt werden. 

In der Abrechnung des Arbeitnehmers ist das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt mittels Lohnarten zu hinterlegen. 

Register: Vorgaben

Auf dem Register: „Vorgaben“ erfolgt in den Bereichen: „Daten für Monatsdurchschnitt“ sowie „Kurzarbeit (Kug)“ die Hinterlegung aller Angaben zur Kurzarbeit. 

Bereich: „Daten für den Monatsdurchschnitt“ 

Normal-Stunden: Es sind die tatsächlich geleisteten Stunden einzutragen. 

Bereich: „Kurzarbeit (Kug)“ 

Sollstunden: Anzahl der Stunden, die der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall in diesem Monat zu leisten hätte 

Kug Krank Stunden aufgrund Fehlzeit 8.1: Anzahl der Stunden, welche während des Kug-Zeitraumes auf Krankheit fallen und der Arbeitgeber das Krankengeld bezahlt 

Kug Krank Stunden aufgrund Fehlzeit 4.1: Anzahl der Stunden, welche während des Kug-Zeitraumes auf Krankheit fallen und das Krankengeld direkt von der jeweiligen Krankenkasse an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird. 

Soll-Entgelt (normal): Ist das beitragspflichtige Bruttoentgelt, welches der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall im Anspruchsmonat (Kalendermonat) erzielt hätte. Als Soll-Entgelt ist grundsätzlich das regelmäßige laufende Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung (§§ 14 und 17 SGB IV) bis zur Beitragsbemessungsgrenze zugrunde zu legen. 

Für Abrechnungen ab Februar 2009 stehen zusätzlich noch folgende Felder zur Verfügung: 

Register: „Lohnkonto“ 

Nach Hinterlegung aller Daten in der Erfassung selbst sowie auf dem Register: „Vorgaben“ kann die Ermittlung des Kurzarbeitergeldes auf diesem Register geprüft werden. 

Bei Verwendung einer Lohnart, die nicht zur Ist-Entgeltermittlung herangezogen wird (Lohnart mit aktiviertem Kennzeichen: „Mehrarbeit“), erfolgt eine entsprechende Ausweisung auf dem Register: „Lohnkonto“.

Beachten Sie: Das Ist-Entgelt wird durch die Software automatisch aufgrund der angegebenen Lohnarten in der Bruttolohnerfassung ermittelt und als Grundlage für die Kug-Berechnung herangezogen.

4.1       Feiertagslöhne während Kug

Bei Feiertagen während Kug können die SV-Angaben zu 100 % vom Arbeitgeber getragen werden. Um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten, muss die Lohnart für den Feiertagslohn in den Parametern hinterlegt werden. 

Unter PARAMETER – ABRECHNUNG – PARAMETER steht dafür der Eintrag: „Feiertagslohn in Höhe des Kurzarbeitergeldes (Kug)“ zu Verfügung. Durch einen Doppelklick auf diesen Eintrag öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem die Lohnart für Feiertagslohn eingetragen wird. 

Die Lohnart selbst muss wie folgt angelegt sein (Bereich STAMMDATEN – LOHNARTEN): 

Lohnartennummer: Kann beliebig vergeben werden – zum Beispiel: 190 

Bezeichnung: Kann beliebig vergeben werden – z.B. Feiertagslohn in Höhe Kug 

Register: „Lohnart“

Kennzeichen 
Lohnart:  Andere Zahlung 
Statistik:  (Keine Statistik) 
Monatsdurchschnitt:  Wert addieren 
pauschale Lohnsteuer:  Keine Pauschalsteuer 
Nettobezug / -abzug:  (Keiner) 
Darstellung auf Lohntasche  Unte Bruttobezüge auf Lohntasche ausweisen 
Berücksichtigung für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge 
Zuschlag:  Kein Zuschlag 
Berechnungsvorgaben     
Sonstiger steuerpflichtiger Bezug:  nicht aktiviert 
Sonstiger sozialversicherungsplichtiger Bezug:  nicht aktiviert 
Berücksichtigung bei Ermittlung des Grundlohns  aktiviert 
Vergütung für mehrjährige Tätigkeit:  nicht aktiviert 
Faktor (%):  100,00 
SV-freier Satz (%):  100,00 
sonst keine Einträge 

Register: „Weitere Kennzeichen“ 

Berücksichtigung für Lohnfortzahlung: (Keine) 

Alle weiteren Optionen werden NICHT aktiviert.

5    Auswertungen – Drucke (Kug)

Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN befindet sich u.a. die Schaltfläche: KURZARBEITERGELD DRUCKEN. 

Folgende Auswertungen können auf diesem Wege erstellt werden:

  • Kurzarbeitergeld für das Arbeitsamt (KUG-Abrechnungsliste): Diese Auswertung stellt eine Anlage zum Leistungsantrag dar und kann der Agentur für Arbeit übersendet werden.
  • Kurzarbeitergeld für die Krankenkasse (Kug-Abrechnungsliste Krankengeld): Diese Auswertung stellt den Antrag zur Erstattung des Kug-Krankengeldes dar und ist bei der Einzugsstelle einzureichen.
  • Kurzarbeitergeld-Übersicht Gesamt: Enthält alle für den Arbeitgeber relevanten Daten. Diese werden nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt angezeigt.
  • Anspruchszeitraum: Es wird Ihnen eine Liste aller vom Kug betroffenen Mitarbeiter mit dem jeweils hinterlegten Anspruchszeitraum angezeigt.

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