Aus unserem Webinar und Ihren Anregungen haben wir die häufigsten Fragen zusammengefasst. Die Fragen und Antworten entstammen unserer Fragerunde.
Inhalt
- Hilfe- und Support-Themen
- Fragen rund um das SEPA-Mandat
- Fragen rund um das Thema: Nebenbeschäftigung
- Fragen rund um das Thema: Rente
- Fragen zum Thema: Statuskennzeichen
- Fragen zum Thema: Krankenkasse
- Fragen zum Thema: Meldungen
- Fragen zum Thema: Lohn / Beschäftigung
- Hard- / Software-Wechsel
- Weitere Themen
1. Hilfe- und Support-Themen
Welche Hilfe-Angebote rund um die Jahresaktualisierung werden für buhl Unternehmer angeboten?
In unserer Hilfe erhalten Sie eine hierfür extra eingerichtete Seite mit wichtigen Informationen:
Am 10. Januar 2024 fand zudem unser kostenfreies Webinar zur Jahresaktualisierung für Anwenderinnen und Anwender der microtech Lohnbuchhaltung statt, bei der wir Ihnen die Änderungen persönlich vorgestellt und Fragen beantwortet haben.
Auch wenn dieses Webinar schon stattfand, können Sie sich die Aufzeichnung bei microtech anschauen:
Im Webinar wurde auf die Support-Optionen bei microtech hingewiesen. So wurde auch gesagt, dass es einen Telefon-Support gibt. Wie ist dies geregelt? Bisher habe ich mich nur schriftlich beim Support gemeldet.
Für die Software „buhl Unternehmer“ bietet unser Softwarehaus verschiedene Support-Leistungen. Im Service-Portal können Sie über unser Ticket-System Support zu unserer Software erhalten:
Möchten Sie darüber hinaus auch telefonisch Hilfestellung zur Software erhalten, existiert das Servicepaket Telefon-Support:
Wo genau finde ich die Step-by-step Anleitung zur Jahresaktualisierung?
Wichtige Tipps Schritt für Schritt erhalten Sie auf folgenden Seiten:
Ab wann steht das notwendige Softwarepaket im Januar zum Update zur Verfügung?
Das Update wurde Mitte Januar zur Verfügung gestellt. Die aktuelle Version der Software (Build 6873 und höher) können sie wie gewohnt entweder manuell über unser Portal oder im Programm über die Registerkarte: „Hilfe“ und der Auswahl: „Updates suchen“ herunterladen:
Ich habe das Update bereits durchgeführt, in der Software wird weiterhin angezeigt das die Aktualisierung durchgeführt werden muss?
Gehen Sie wie folgt vor:
Es ist noch eine Nettolohnberechnung anzustoßen. Für den aktuellen Monat, wenn sie sich bereits im Januar befinden. Und Sie haben den Jahresabschluss in der alten Version gemacht, haben dann das Update gemacht, wird erst mal auch nach dem Update noch angezeigt, die Mitarbeiter sind auch fehlerhaft, es muss ein Update eingespielt werden.
Das heißt, Sie müssen einmal eine Nettolohnberechnung machen. Das finden Sie im Bereich Personal über übergeben, auswerten, Abrechnung und dann reicht es aus, nur für aktuellen Monat durchführen.
Dann greift er noch mal die neuen Parameter ab und stellt fest, hier sind die neuen Vorgaben vorhanden. Das neue Lohnjahr ist freigegeben.
Und dann werden auch die Abrechnungen wieder fehlerfrei angezeigt, wenn kein weiterer Fehler vorliegt.
2. Fragen rund um das SEPA-Mandat
Erscheinen die Beträge der Krankenkassen mit SEPA-Mandat im Zahlungsverkehr?
Nein. Wenn sie ein Lastschriftverfahren haben, wird das nicht in den Zahlungsverkehr hineingeschrieben. Sie bekommen Daten im Zahlungsverkehr hinein, wenn sie jetzt etwa die Daten der Bankbewegungen abrufen, den Kontostand online aktualisieren, etc. Dadurch bekommen Sie schlussendlich auch die Informationen, welche Krankenkasse wann abgebucht hat. Wenn Sie eine-SEPA Überweisung nutzen, wird es in den Zahlungsverkehr geschrieben.
Habe ich es richtig verstanden, dass ein SEPA-Mandat an die Krankenkassen erteilt werden muss oder ist die Überweisung weiterhin möglich?
Es ist auch weiterhin die Überweisung möglich. Es ist ihnen überlassen, wie Sie an dieser Stelle abrechnen wollen. Nur wenn Sie SEPA-Lastschrift über das Feld gewählt haben, muss entsprechend auch das Datum hinterlegt werden.
Hallo. Was gebe ich bei SEPA-Krankenkassen ein, wenn ich keine Abbuchung sondern Überweisung tätige?
In dem Fall ist SEPA-Überweisung einzutragen. Wenn sie dann im späteren Verlauf im Zahlungsverkehr den Lohnzahlungsverkehrsassistent ausführen, wird ein entsprechender Datensatz vom Programm erstellt, der übertragen werden kann.
Ist über den Assistenten im Punkt „Arbeitgeberkonto“ die Meldung an die Krankenkassen auch bei bestehenden Krankenkassen zu senden? Oder betrifft dies nur die neu angelegten Krankenkassen?
Dadurch, dass im Programm für das SEPA-Mandat dieses Datum hinterlegt werden muss, wird auch anschließend automatisch ein Datensatz erstellt. Das heißt, dass auch bei bestehenden Krankenkassen ein Datensatz für das Arbeitgeberkonto erstellt werden muss. Anschließend wird dieser dann übertragen. Beachten Sie: Bei neu angelegten Krankenkassen fordern diese ggf. diese Meldung bzgl. Arbeitgeberkonto an sofern Sie als Arbeitgeber bei der Krankenkasse noch nicht bekannt sind.
Was ist, wenn das Datum für das SEPA-Mandat nicht mehr bekannt ist, das SEPA-Mandat jedoch gültig ist?
Wenn Sie ein SEPA-Mandat haben bei der Krankenkasse, können Sie in diesem Fall auch pro forma ein Datum eingeben, z. B. 1.1.2024. Das Datum wird in dem Datenbaustein nicht an die Krankenkasse gemeldet, es wird nur gemeldet, liegt ein Sepa Mandat vor, da wird lediglich ein „Ja“ gemeldet. Beachten Sie: Wenn Sie ein SEPA Mandat haben, das aber nicht mehr gültig ist, dann müssen sie in jedem Fall ein neues SEPA Mandat beantragen, bevor die Einzugsstelle wieder per Lastschrift einziehen kann.
Grundsätzlich gilt allgemein für SEPA-Mandate:
Diese sind immer 3 Jahre gültig und verlängern sich durch jeden Einzug automatisch. Ist hingegen drei Jahre lang keine Lastschrift mehr über das SEPA-Mandat erfolgt, wird dieses ungültig und muss neu beantragt werden. Die Krankenkasse kann in solch einem Fall Rücksprache mit Ihnen halten und dies neu beantragen.
Wenn Sie noch kein SEPA-Mandat bei dieser Krankenkasse haben, sollte bei der Zahlungsart keine SEPA-Zahlungsart gewählt werden, sondern z. B. Lastschrift. Die Krankenkasse darf ohne gültiges SEPA-Mandat nicht automatisch das Geld einziehen.
Muss man das tatsächliche SEPA- Mandat „gültig ab“ raussuchen oder wie ist hier vorzugehen?
Es muss jetzt nicht zwingend das Datum eingetragen werden, etwa das Datum von vor 10 Jahren. Es ist auch theoretisch möglich ein Datum vom z. B. „1.1.“ einzugeben. Das wird bei der Übertragung des Arbeitgeber, also bei der Meldung des Arbeitgeberkontos nicht mitgegeben. Es wird nur mitgegeben, ob das SEPA-Mandat gültig ist.
Wie gesagt, kann somit theoretisch auch ein fiktives Datum bei den bestehenden Krankenkassen eingetragen werden.
Bei neu angelegten Krankenkasse sollte das korrekte „Gültig ab“-Datum hinterlegt werden!
Erscheinen die Beträge der Krankenkassen mit SEPA-Mandat im Zahlungsverkehr?
Nein. Wenn sie ein Lastschriftverfahren haben, wird das nicht in den Zahlungsverkehr hineingeschrieben. Sie bekommen Daten im Zahlungsverkehr hinein, wenn sie jetzt etwa die Daten der Bankbewegungen abrufen, den Kontostand online aktualisieren, etc. Dadurch bekommen Sie schlussendlich auch die Informationen, welche Krankenkasse wann abgebucht hat. Wenn Sie eine-SEPA Überweisung nutzen, wird es in den Zahlungsverkehr geschrieben.
Habe ich es richtig verstanden, dass ein SEPA-Mandat an die Krankenkassen erteilt werden muss oder ist die Überweisung weiterhin möglich?
Es ist auch weiterhin die Überweisung möglich. Es ist ihnen überlassen, wie Sie an dieser Stelle abrechnen wollen. Nur wenn Sie SEPA-Lastschrift über das Feld gewählt haben, muss entsprechend auch das Datum hinterlegt werden.
Hallo. Was gebe ich bei SEPA-Krankenkassen ein, wenn ich keine Abbuchung sondern Überweisung tätige?
In dem Fall ist SEPA-Überweisung einzutragen. Wenn sie dann im späteren Verlauf im Zahlungsverkehr den Lohnzahlungsverkehrsassistent ausführen, wird ein entsprechender Datensatz vom Programm erstellt, der übertragen werden kann.
Ist über den Assistenten im Punkt „Arbeitgeberkonto“ die Meldung an die Krankenkassen auch bei bestehenden Krankenkassen zu senden? Oder betrifft dies nur die neu angelegten Krankenkassen?
Dadurch, dass im Programm für das SEPA-Mandat dieses Datum hinterlegt werden muss, wird auch anschließend automatisch ein Datensatz erstellt. Das heißt, dass auch bei bestehenden Krankenkassen ein Datensatz für das Arbeitgeberkonto erstellt werden muss. Anschließend wird dieser dann übertragen.
Beachten Sie: Bei neu angelegten Krankenkassen fordern diese ggf. diese Meldung bzgl. Arbeitgeberkonto an sofern Sie als Arbeitgeber bei der Krankenkasse noch nicht bekannt sind.
Was ist, wenn das Datum für das SEPA-Mandat nicht mehr bekannt ist, das SEPA-Mandat jedoch gültig ist?
Wenn Sie ein SEPA-Mandat haben bei der Krankenkasse, können Sie in diesem Fall auch pro forma ein Datum eingeben, z. B. 1.1.2024. Das Datum wird in dem Datenbaustein nicht an die Krankenkasse gemeldet, es wird nur gemeldet, ob ein gültiges Sepa Mandat vorliegt. Es wird somit lediglich ein „Ja“ gemeldet.
Beachten Sie: Wenn Sie ein SEPA Mandat haben, das aber nicht mehr gültig ist, dann müssen sie in jedem Fall ein neues SEPA Mandat beantragen, bevor die Einzugsstelle wieder per Lastschrift einziehen kann.
Grundsätzlich gilt allgemein für SEPA-Mandate:
Diese sind immer 3 Jahre gültig und verlängern sich durch jeden Einzug automatisch. Ist hingegen drei Jahre lang keine Lastschrift mehr über das SEPA-Mandat erfolgt, wird dieses ungültig und muss neu beantragt werden. Die Krankenkasse kann in solch einem Fall Rücksprache mit Ihnen halten und dies neu beantragen.
Wenn Sie noch kein SEPA-Mandat bei dieser Krankenkasse haben, sollte bei der Zahlungsart keine SEPA-Zahlungsart gewählt werden, sondern z. B. Lastschrift. Die Krankenkasse darf ohne gültiges SEPA-Mandat nicht automatisch das Geld einziehen.
Muss man das tatsächliche SEPA- Mandat „gültig ab“ raussuchen oder wie ist hier vorzugehen?
Es muss jetzt nicht zwingend das Datum eingetragen werden, etwa das Datum von vor 10 Jahren. Es ist auch theoretisch möglich ein Datum vom z. B. „1.1.“ einzugeben. Das wird bei der Übertragung des Arbeitgeber, also bei der Meldung des Arbeitgeberkontos nicht mitgegeben. Es wird nur mitgegeben, ob das SEPA-Mandat gültig ist.
Wie gesagt, kann somit theoretisch auch ein fiktives Datum bei den bestehenden Krankenkassen eingetragen werden.
Bei neu angelegten Krankenkasse sollte das korrekte „Gültig ab“-Datum hinterlegt werden!
Nach dem Update auf 6873 hatte ich einen Fehler in den Einzugsstellen wegen fehlendem Datum, das ging dann vermutlich um das SEPA Mandat?
Unser Tipp ist, im Zweifelsfall diese Einzugsstelle zu öffnen und auf dem Register: „Bank / Lfz. / FiBu“ zu prüfen, ob das Feld für das SEPA-Mandat gültig hinterlegt ist. Wenn nicht, dann füllen.
Spätestens wenn Meldungen an die Krankenkassen übertragen werden sollen, dann sind die Einzugsstellen richtig zu stellen. Sonst ist eine Übertragung nicht möglich.
Gilt das Eintragen des Datums für das SEPA-Mandat auch für Meldungen über das SV Portal?
Wenn die Zahlungsart: „Lastschrift / Überweisung – SEPA“ in den Einzugsstellen hinterlegt ist, dann ist das Datum auch zu füllen wenn die Übertragen z. B. über SV.NET durchgeführt werden.
3. Fragen rund um das Thema: Nebenbeschäftigung
Ist ein Minijob eine Nebenbeschäftigung?
Grundsätzlich ja. Wenn dies eine geringfügige Beschäftigung ist, dann zählt dies nicht in das Sozialversicherungs-Brutto rein, da dieses Entgelt nicht zur Beitragsermittlung herangezogen werden darf. Man trägt es zwar ein, wie einen Nebenjob, zusätzlich wird das Kennzeichen: „Entgelt der Beschäftigung darf nicht zur Beitragsermittlung herangezogen werden“ gesetzt.
Weitere Informationen zu diesem Kennzeichen erhalten Sie auf folgender Seite:
- Allgemein (Abrechnungsvorgaben): https://www.buhl-unternehmer.de/docs/lohnbuchhaltung/erfassung-der-stammdaten-lohn/mitarbeiter-stammdaten/lohn-abrechnungsdaten/grundlagen-der-abrechnung/abrechnungsvorgaben/allgemein
4. Fragen rund um das Thema: Rente
Muss für Arbeitnehmer, die ich bereits abrechne, das genaue Datum des Renteneintritts erfasst werden? Also die müssen mir diese Arbeitnehmer das genaue Rentendatum sagen? Einfach z. B. den 01.01.2024 einzutragen reicht nicht?
In diesem Fall ist das tatsächliche Renteneintrittsdatum einzutragen, da auch diese Felder bei Prüfungen weitergegeben werden. Bei einer Prüfung wird dieses Feld mitgegeben und dadurch muss auch hier das Feld korrekt befüllt sein, damit es zu keinen Ungereimtheiten kommt.
Hallo, viele Mitarbeiter wählen erst später das Datum Ihres Renteneintrittes, sind nachträgliche Änderungen möglich? Und nehme ich zum jetzigen Zeitpunkt erst die gesetzliche Vorgabe?
Die Angaben zum Renteneintrittsdatum sind erst ab Abrechnungsvorgaben 2024 möglich. Das Datum zum Renteneintritt kann nachträglich gefüllt werden.
Hallo, viele Mitarbeiter wählen erst später das Datum Ihres Renteneintrittes, sind nachträgliche Änderungen möglich? Und nehme ich zum jetzigen Zeitpunkt erst die gesetzliche Vorgabe?
Die Angaben zum Renteneintrittsdatum sind erst ab Abrechnungsvorgaben 2024 möglich. Das Datum zum Renteneintritt kann nachträglich gefüllt werden.
5. Fragen zum Thema: Statuskennzeichen
Muss bzw. soll das bisherige Statuskennzeichen im Mitarbeiter per 2024 aktualisiert werden?
Bei der Datenübermittlung werden nur die Statuskennzeichen „1“ oder „2“ übergeben, daher ist eine Aktualisierung der bestehenden Statuskennzeichen nicht zwingend notwendig, da die einzelnen Unterpunkte einen eher informellen Charakter besitzen und bei der Auswahl des korrekten Statuskennzeichen (1 oder 2) unterstützen sollen.
6. Fragen zum Thema: Krankenkasse
Für Betriebskrankenkasse R+V sind keine Zusatzbeiträge ab 01.01.2024 abrufbar. Was muss ich tun?
Hierbei kommt es darauf an, ob die Krankenkasse neue Datensätze gemeldet hat. Falls die Krankenkasse keinen neuen Datensatz gemeldet hat, dann sind auch weiterhin die alten Datensätze gültig.
Um Beiträge abzuholen, so gehen Sie wie folgt vor:
Aktualisieren Sie die Zusatzbeiträge und die Umlagesätze bei Ihren zuständigen Krankenkassen innerhalb der Software.
Vorgehen:
PERSONAL – STAMMDATEN – Register: EINZUGSSTELLEN. Datensatz öffnen und jeweils auf Register: ZUSATZBEITRAG ab 01.01.2019 und Register: UMLAGESÄTZE auf Schaltfläche: BEITRGÄGE HOLEN im Kopf der Maske klicken.
Bei einigen Krankenkassen kann es auch sein, dass diese Werte mit einem späteren Update zur Verfügung stehen.
Weitere Infos:
- Zusatzbeitrag: https://www.buhl-unternehmer.de/docs/lohnbuchhaltung/erfassung-der-stammdaten-lohn/einzugsstellen-stammdaten/einzugsstellen-krankenkassen-erfassen/zusatzbeitrag
- Umlagesätze: https://www.buhl-unternehmer.de/docs/lohnbuchhaltung/erfassung-der-stammdaten-lohn/einzugsstellen-stammdaten/einzugsstellen-krankenkassen-erfassen/umlagesaetze-ab-01-01-2013
- Jahresabschluss Lohn & „Checkliste nach Dezember-Abrechnung: https://www.buhl-unternehmer.de/docs/wichtige-informationen-zur-software/jahresabschluss-lohn
Ist es möglich die Änderungen der Krankenkassenbeiträge über einen Massen-Import / -Assistenten einzulesen oder muss ich nach wie vor in jeder Krankenkassen die neuen Beitragssätze einlesen?
Ein Massenimport ist nicht möglich. Die Vorgehensweise ist immer noch wie folgt:
Aktualisieren Sie die Zusatzbeiträge und die Umlagesätze bei Ihren zuständigen Krankenkassen.
Gehen Sie wie folgt vor:
PERSONAL – STAMMDATEN – Register: EINZUGSSTELLEN. Datensatz öffnen und jeweils auf Register: ZUSATZBEITRAG ab 01.01.2019 und Register: UMLAGESÄTZE auf Schaltfläche: BEITRÄGE HOLEN im Menüband klicken.
Kann ich elektronische Krankenmeldungen sehen?
Diese sind nach erhalt der eAU-Rückmeldungen und dem verarbeiten externer Meldungen im Mitarbeiterdatensatz unter eAU Rückmeldungen ersichtlich.
Weitere Infos:
- eAU-Rückmeldungen: https://www.buhl-unternehmer.de/docs/lohnbuchhaltung/erfassung-der-stammdaten-lohn/mitarbeiter-stammdaten/lohn-abrechnungsdaten/externe-grundlagen/eau-rueckmeldungen
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): https://www.buhl-unternehmer.de/docs/lohnbuchhaltung/anhang/elektronische-arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung-eau
Kann über das Programm ein Dauerbeitragsnachweis erstellt und dann auch bearbeitet werden?
Über das Programm kann leider kein Dauerbeitragsnachweis eingestellt werden, da geht immer nur diese monatliche Übermittlung.
7. Fragen zum Thema: Meldungen
Sind „Sofortmeldungen“ bei bestimmten Berufsgruppen der Arbeitnehmer möglich?
Sofortmeldungen sind ab der Ausbaustufe „L“ in microtech büro+ möglich. Die Sofortmeldungen sind nicht Bestandteil der Produktreihe „buhl Unternehmer“. Wenden Sie sich bitte an den Vertrieb, sofern Sie die Funktionalität über eine höhere Ausbaustufe oder einen Wechsel auf microtech büro+ „L“ freischalten möchten. Weitere Informationen: https://www.microtech.de/navigator/#navigator-lohnbuchhaltung. Kontakt: https://www.microtech.de/kontakt.
8. Fragen zum Thema: Lohn / Beschäftigung
Bisher musste ich die Lohnsteuer vierteljährlich melden, ab 2024 monatlich: Muss ich da manuell etwas einstellen oder geht das automatisch?
In den Mandantenstammdaten kann der Meldezeitraum umgestellt werden:
DATEI – INFORMATIONEN – AKTUELLE FIRMA/FILIALE/MANDANT – MANDANT BEARBEITEN – Register „Finanzamt“.
Es kann auch bei der Übertragung der Zeitraum frei festgelegt werden.
Wo genau beim Mitarbeiter hinterlege ich ich die Höhe des Stundenlohns (Mindestlohn)?
In der Abrechnungsvorgabe auf dem Register „Lohn“ des Mitarbeiters ist der aktuelle Stundenlohn zu hinterlegen.
Beachten Sie hierbei, dass dieser Wert nur bei einer neuen Hinterlegung einer Stundenlohnart in der Erfassung herangezogen wird. Daher ist nach der Hinterlegung in der Abrechnungsvorgaben auch die Hinterlegung in der laufenden Erfassung zu kontrollieren.
9. Hard- / Software-Wechsel
Gibt es eine Step-by-step Anleitung zum Wechsel von einem anderen Lohnsoftware-Anbieter zu microtech? Was ist hier alles zu beachten?
Eine Step-by-Step-Anleitung können wir nicht zur Verfügung stellen, da wir alle Funktionen der bisherigen Software nicht kennen.
Durch Anleitungen können wir Ihnen aber auch eine Hilfestellung bei der Einrichtung geben, wie man am besten vorgeht bzw. was zu hinterlegen ist. Sprechen Sie hierzu bitte mit unserem Support und notieren Sie sich im Vorfeld Fragen, welche durch die Dokumentation der bisherigen Software und der microtech Software nicht im Detail beantwortet werden.
Macht es beim Umzug des Lohnbuchhaltungsprogramms auf einen neuen PC Sinn, die Jahresaktualisierung noch auf dem alten PC durchzuführen oder auf dem neuen PC?
Grundsätzlich spielt der Zeitpunkt erstmal keine Rolle. Nutzen Sie unsere Anleitung in der Hilfe, um alle wichtigen Punkte für den Umzug auf neue Hardware zu beachten:
- Umzug von buhl Unternehmer auf einen neuen PC (mit bestehenden Daten): https://www.buhl-unternehmer.de/docs/installation-von-buhl-unternehmer/3-umzug-ihrer-installation-auf-neue-hardware-rechnerumzug-mit-bestehenden-daten
Beachten Sie, dass Sie das Elster-Zertifikat mit übertragen müssen. Falls Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich an an uns an den Support. Wir helfen Ihnen da gerne weiter.
10. Weitere Themen
Ist die neue Version/Schnittstelle für Elster schon in microtech hinterlegt oder muss man hierfür ein neues Zertifikat oder derartiges anfordern damit man es nutzen kann?
Die neue Version der Elster Schnittstelle, ist ab Build 6873 enthalten.
Beachten Sie bitte zusätzlich folgende technische Information:
Die Elster Schnittstelle benutzt Visual C++, welches von der Firma Microsoft herausgegeben wird.
Wenn diese Version nicht installiert ist, bei ihnen auf Ihrem Rechner, dann erscheint eine Meldung im Programm, dass dies herunter geladen werden muss. Da muss man nur auf diese Schaltfläche klicken, dann wird diese dieses Visual C++ automatisch runtergeladen.
Diese Datei ist im Anschluss manuell zu starten. Nach der Installation ist der Computer einmal neu zu starten.