Auf dem Register: „History Offenen Posten“ werden alle Veränderungen eines Offenen Posten protokolliert. Sobald eine Veränderung eintritt, wird eine Kopie des Datensatzes in der OP-History erzeugt und die Veränderung eingetragen. Hierbei ist es unerheblich, ob die Veränderung manuell im Datensatz des Offenen Posten eingetragen wird, ob ein teilweiser Ausgleich erfolgt oder ob der OP vollständig beglichen wird. Beachten Sie hierbei, dass bereits das Schließen eines Offenen Posten Datensatzes mit der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN als Änderung protokolliert wird.
Mit Hilfe dieser Protokolldatenbank wird das Nachvollziehen bei eventuell auftretenden Fragen in Zusammenhang mit einem Offenen Posten wesentlich erleichtert.
Sollte es notwendig werden, einen bereits in Ihrer Datenbank ausgeglichenen Offenen Posten wieder herzustellen, denken Sie beispielsweise an nicht eingelöste Schecks, lässt sich der vollständige Datensatz mit der Schaltfläche: IN ÜBERSICHT KOPIEREN auf einfache Art wieder rekonstruieren und erneut in die Verwaltung aufnehmen.
Über die Schaltfläche: EINTRAG STORNIEREN kann zu einem OP immer nur der letzte Eintrag wieder rückgängig gemacht (storniert) werden. Versuchen Sie dennoch einen anderen OP-History Eintrag zu stornieren, erscheint folgende Meldung:
Beachten Sie:
Es wurde nicht der letzte Ausgleichsatz gewählt.
Nur der letzte Ausgleich kann storniert werden.
So kann z.B. der Ausgleich eines OP, der versehentlich durchgeführt wurde, wieder rückgängig gemacht werden.
Im Ausgleichsdatensatz für einen Offenen Posten wird die Zahlungsart aus dem ‚Offenen Posten Datensatz‘ und die Bankverbindung aufgrund des FiBu-Buchungskontos hinterlegt.
Beispiel:
In den Adress-Stammdaten ist die Zahlungsart Scheck hinterlegt. Im Offenen Posten Datensatz wurde dies auf die Zahlungsart ‚Überweisung‘ geändert und die Postbank mit dem FiBu-Buchungskonto 1200 hinterlegt.
Der Zahlungseingang erfolgt aber nun auf dem Konto der Sparkasse (FiBu-Buchkonto 1210).
Nach dem Buchungslauf und OP-Ausgleich wird im OP-History Datensatz die Zahlungsart ‚Überweisung‘ (aus OP-Datensatz) sowie die Sparkasse (aufgrund des FiBu-Buchungskontos) eingetragen.