Über diese Option können Sie die aktuellen Erfassungsprotokolle aus dem Kassenbuch, Ihre Dauerbuchungen sowie die Daten aus den Modulen Warenwirtschaft und Lohn in das Hauptbuch einlesen. Voraussetzung für das Einlesen ist, dass die Vorgänge im Warenwirtschafts-Modul ins Fibuprotokoll eingetragen wurden. Im Warenwirtschafts- bzw. Lohnmodul müssen die FiBu Konten über die Parameter korrekt hinterlegt sein.
Beachten Sie bei der Übernahme, dass immer nur die Daten bis zum Ende der aktuellen Buchungsperiode übernommen werden.
Der Aufruf erfolgt im Bereich der Geschäftsvorfälle über die Schaltfläche: WEITERE oder direkt über die Schnellwahl (auf der Registerkarte: START).
Es öffnet sich ein Assistent, der Ihnen u.a. eine Auswahl der einzulesenden Buchungssätze anbietet.
Beispiel:
Im Warenwirtschafts-Modul haben Sie von Januar bis Mai Rechnungen erfasst. Im April beginnen Sie mit der FiBu zu arbeiten und möchten hier das gesamte Jahr nacherfassen. Die bisher geschriebenen Ausgangsrechnungen befinden sich alle in der Auftragsbuchungsliste.
Wird nun in der Buchungsperiode 04 (April) erstmalig die Option
„Buchungssätze von Auftrag einlesen“ aktiviert, werden alle Ausgangsrechnungen bis zum Ende dieser vierten Periode, d.h. auch die Ausgangsrechnungen aus den Monaten Januar, Februar und März übernommen.
Wird diese Option stattdessen erstmalig in der Periode 01 (Januar) aufgerufen, werden nur die Ausgangsrechnungen vom Januar übernommen. Anschließend ist in die Periode 02(Februar) zu wechseln und die Option erneut zu betätigen, um die Ausgangsrechnungen des Monats Februar zu übernehmen.
Bei der Übernahme ist also auf folgendes zu achten:
Da Sie die Möglichkeit haben, mehrere Buchungsperioden gleichzeitig offen zu halten, müssen Sie darauf achten, dass Sie mit der Übernahme der Daten IMMER in der ältesten Buchungsperiode beginnen.
Für die Übernahme der Geschäftsvorfälle aus einem anderen Modul, haben Sie allerdings auch die Möglichkeit eine Parametereinstellung vorzunehmen, welche bewirkt, dass das Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste periodengerecht beachtet wird. Daten aus Vorperioden werden nur dann eingelesen, wenn diese bereits endgültig abgeschlossen sind. Diese Einstellung kann über die Schaltfläche: PARAMETER – GESCHÄFTSVORFÄLLE – BÜCHER vorgenommen werden. Über den Register: „Bedingung für Einlesen / Info“ ist die Option „Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste beachten … “ zu aktivieren..
Tipp:
Empfehlenswert ist es, die Ausgangsrechnungen zuerst in ein Nebenbuch einzulesen. Dort können Sie dann überprüfen, ob alle Buchungszeilen korrekt zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf können noch Korrekturen vorgenommen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann die Daten über die gleiche Option vom Nebenbuch ins Hauptbuch eingelesen.
- Nach der Übernahme werden die Datensätze des Übergabezeitraumes aus der Übersicht der Buchungsliste Auftrag bzw. Lohn gelöscht.
- Diese Buchungen können Sie dann im Archiv der Buchungsliste im Auftrag bzw. im Lohn einsehen.
Beachten Sie:
Die Übernahme der Daten ist somit immer nur einmal möglich ist.
Prüfung auf übrig gebliebene Datensätze
Konnten Daten für den gewählten Zeitraum (Periode / Wirtschaftsjahr) nicht übernommen werden, erfolgt ein Hinweis auf die übrig gebliebenen Datensätze. Diese werden im Protokoll aufgelistet.
Folgende Informationen werden im Protokoll angezeigt:
- Belegnummer
- Belegdatum
- Kontonummer
- Gegenkontonummer
- Betrag
- Buchungstext
Dauerbuchungen einlesen
Wurden die Dauerbuchungen in der aktuellen Buchungsperiode in das Haupt- oder in eines der Nebenbücher bereits eingelesen, erscheint beim erneuten Ausführen der Funktion eine Abfrage:
„Wollen Sie die Dauerbuchungen erneut einlesen?“
JA: Alle relevanten Dauerbuchungen werden nochmals eingelesen.