Um aus der Software eine elektronische Übertragung von Sozialversicherungs-Meldungen, Beitragsnachweisen und Erstattungsanträgen an die Einzugsstellen vorzunehmen, ist die Erteilung eines kostenpflichtigen Zertifikates beim TrustCenter (ITSG) zu beantragen. Dies ist möglich in den folgenden Software-Versionen:
- buhl Unternehmer
- buhl Unternehmer Professional
- buhl Unternehmer Mittelstand
- buhl Unternehmer Lohn & Gehalt sowie buhl Unternehmer Lohn & Gehalt Professional
Inhaltsverzeichnis
- 1 Erstmaligen Zertifikatsantrag stellen / Folgezertifikat beantragen
- 1.1 Assistent in der Software ausführen
- 2 Zertifikatsantwort einlesen
- 3 Folgeantrag stellen
- 3.1 Zertifikat ist noch gültig
- 3.2 Zertifikat ist abgelaufen
- 3.3. Zertifikationskennwort vergessen
- 4 Die Zertifikatsantwort lässt sich nicht einlesen
- 5 Mandantenspezifische Vollsicherung
- 5.1 Aktuelle Datensicherung des JETZT-Zustands erstellen
- 5.2 Aus bestehender Datensicherung nur Datenbereich der Zertifikate zurück sichern
1 Erstmalig einen Zertifikatsantrag stellen
Bevor Sie mit der Beantragung beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Drucker mit diesem Rechner verbunden ist, über genügend Tinte und Papier verfügt und dass der Druck aus der Software heraus funktional ist. Der Druck des Zertifizierungsantrags kann aber auch als Datei ausgegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie im Verlauf dieses Artikels.
Beachten Sie:
Die Beantragung eines Zertifikat sowie die Beantragung eines Folgezertifikats erfolgt in der Software über den gleichen, in dieser Dokumentation, beschriebenen Weg.
Entscheidend ist jedoch der Zeitpunkt der Beantragung, der den Unterschied macht, ob ein neues Zertifikat oder ein Folgezertifikat beantragt wird.
Nach den bisherigen Erfahrungen greift folgende Logik beim Beantragen des Zertifikats bei der ITSG:
- Wenn das Zertifikat noch gültig ist, so wird ein Folgezertifikat beantragt
- Wenn das Zertifikat bereits abgelaufen ist, so wird ein neues Zertifikat beantragt
Weitere Informationen zum Beantragen des Folgezertifikats erhalten Sie auch im Punkt: „3 Folgeantrag stellen“ dieser Dokumentation.
1.1. Assistent in der Software ausführen
1. Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL und wechseln Sie auf PARAMETER.
2. Wechseln Sie anschließend auf SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG und klicken anschließend auf NEU.
3. Es startet ein Assistent, welchen Sie bitte über die Schaltfläche WEITER fortführen.
4. Klicken Sie auch im darauffolgenden Fenster auf WEITER.
5. Im untenstehenden Dialog vergeben Sie ein „Zertifikats-Kennwort“. Dieses „Zertifikats-Kennwort“ wird zum Verschlüsseln Ihrer Daten benötigt. Für die Eingabe des „Zertifikats-Kennworts“ ist eine Länge von 6 bis 20 Zeichen vorgegeben. Klicken Sie im Anschluss auf WEITER.
Beachten Sie:
Eine Übertragung von Daten an die Einzugsstelle ist nur mit diesem „Zertifikats-Kennwort“ möglich ist. Das „Zertifikats-Kennwort“ wird auch benötigt, wenn Sie die Zertifikatsverwaltung zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen möchten. Sollte das „Zertifikats-Kennwort“ dennoch verloren gehen oder vergessen werden, ist die Zertifizierungsanfrage erneut zu stellen, wodurch Ihnen neue Kosten entstehen. Bewahren Sie das „ZertifikatsKennwort“ daher sehr sorgfältig auf.
6. Im darauffolgenden Dialog erhalten Sie eine „Zusammenfassung“ welche Sie mit FERTIGSTELLEN verlassen.
7. Im nächsten Fenster überprüfen Sie bitte sehr sorgfältig Ihre Firmendaten und vervollständigen diese gegebenenfalls. Die Daten werden in das Zertifikat eingetragen.
Bei der Zertifikatserstellung gilt in den Firmendaten für die Eingabefelder „Firmenname“ und „Name des Ansprechpartners“ ein eingeschränkter Zeichensatz. Folgende Zeichen dürfen benutzt werden:
- Groß- und Kleinbuchstaben: A bis Z
- Ziffern: 0 bis 9
- Schrägstrich, Leerschritt und Minus sowie ( ).
Andere Sonderzeichen wie Umlaute, ß, +, &, Semikolon, Unterstrich, Komma, Anführungszeichen, § und so weiter dürfen nicht genutzt werden.
Beachten Sie:
Korrekte Auswahl bei „Sie sind …“ Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros bzw. für Betriebe, die mehrere Mandanten abrechnen, muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten herausgestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro darstellt. Haben Sie an dieser Stelle „Steuerberater, Rechenzentrum, etc.“ gewählt gilt: Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV-Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt. Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem Mandanten/aus der Betriebsstätte benutzt.
Nachdem Sie alle Angaben geprüft und korrekt eingetragen haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche ZERTIFIKATSVERWALTUNG.
8. Den folgenden Assistenten verlassen Sie bitte mit WEITER.
9. Im kommenden Dialog ist automatisch der Punkt bei „Eine Zertifizierungsanfrage zum Erstellen eines Zertifikats für die Übertragung von DEÜV-Meldungen versenden“ gesetzt. Belassen Sie diesen an entsprechender Stelle und klicken auf „Weiter“.
10. Im nächsten Dialog besteht die Möglichkeit, ein „Kunden-Kennwort beim TrustCenter“ zu vergeben. Beachten Sie bitte unbedingt die Information in dem untenstehenden Bild.
11. Sie bekommen erneut eine „Zusammenfassung“ angezeigt, welche Sie bitte mit FERTIGSTELLEN verlassen.
12. Nachdem Sie auf FERTIGSTELLEN geklickt haben, öffnet sich der unten stehende Dialog. Lesen Sie die Sicherheitsabfrage aufmerksam und bestätigen im Anschluss mit „Zertifikat beantragen“.
13. Im Anschluss wird der elektronische Zertifikatsantrag erstellt und gesendet.
14. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog zum Ausdrucken. Wählen Sie Ihren Drucker aus und klicken daraufhin auf AUSGEBEN. Der Ausdruck kann nicht wiederholt werden. Beachten Sie bezüglich des Ausdrucks den Hinweis auf der folgenden Seite.
Beachten Sie:
Sofern zu diesem Zeitpunkt kein Drucker vorhanden oder verfügbar ist, haben Sie die Möglichkeit den Ausdruck auch in eine Datei umzuleiten. Orientieren Sie sich dazu an unten stehender Abbildung.
- Aktivieren Sie das Kennzeichen „Ausgabe als Datei“
- Bei „Format“ wählen Sie entsprechend „Adobe Acrobat Reader“ (*.pdf) aus
- Vergeben Sie nach einem Klick auf „…“ einen Speicherort und Dateinamen
- Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche: AUSGEBEN
Nachdem Sie die Datei abgespeichert haben, können Sie diese jederzeit wieder ausdrucken.
15. Lesen Sie alle Informationen in dem Protokoll und im folgenden Dialog.
16. Nachdem Sie auf SCHLIEßEN geklickt haben, beenden Sie den Zertifikatsspeicher mit OK.
Beachten Sie:
Im Anschluss müssen Sie die PARAMETER über SPEICHERN & SCHLIEßEN verlassen!
Wir empfehlen, nachdem Sie die PARAMETER mit SPEICHERN & SCHLIEßEN geschlossen haben, eine Datensicherung anzulegen. Wechseln Sie hierzu auf DATEI – DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN und erstellen Sie eine „mandantenspezifische Datensicherung“. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie den Datenstand – oder Teile davon, z. B. im Bereich des Zertifikats wegen – später wieder herstellen möchten. Informationen zur Datensicherung finden Sie im Kapitel 5 dieses Artikels. An dieser Stelle finden Sie auch hilfreiche Tipps und weiterführende Informationen.
Beachten Sie:
Auf die Dauer der Bearbeitung des Zertifikatantrags hat buhl Unternehmer keinen Einfluss. Nach unseren Erfahrungen dauert die Bearbeitung des Antrags 1-2 Wochen.
2 Zertifikatsantwort einlesen
1. Sobald Sie das Zertifikat per E-Mail erhalten haben, speichern Sie dieses auf Ihrem Rechner ab. Sie erhalten mehrere Dateien. Für die Software ist die Datei mit der Dateiendung „.p7c“ relevant. Das von dem ITSG-TrustCenter übermittelte ZIP-Archiv kann die Software nicht verarbeiten.
2. Wechseln Sie anschließend erneut in den Bereich PERSONAL und dann auf PARAMETER. Anschließend wechseln Sie bitte auf SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALUNG und öffnen Sie bitte den hinterlegten Eintrag SV-MELDUNGEN per Doppelklick. Geben Sie auf Nachfrage bitte Ihr eigens vergebenes Zertifikatskennwort ein.
Beachten Sie:
Sollte das „Zertifikats-Kennwort“ verloren gegangen sein oder wurde es vergessen, ist die Zertifizierungsanfrage erneut zu stellen, wodurch Ihnen neue Kosten entstehen. Sprechen Sie gerne den Support an, um das weitere Vorgehen abzustimmen. In Kapitel 4 sind weitere mögliche Ursachen aufgeführt, welche eine erneute Beantragung erfordern. Zur Neubeantragung des Zertifikates wechseln Sie zu Kapitel 3.2 dieser Anleitung.
3. Nachdem Sie das Kennwort eingegeben haben, erreichen Sie folgenden Dialog. Klicken Sie dort bitte auf ZERTIFIKATSVERWALTUNG.
4. Folgenden Dialog verlassen Sie bitte mit WEITER.
5. Im kommenden Dialog ist die Option „Eine Zertifizierungsantwort einlesen“ automatisch gesetzt. Klicken Sie bitte auf WEITER.
Sofern der Punkt dort nicht gesetzt ist, wurde aus diesem Zertifikatsspeicher kein Antrag gestellt und der Speicher wurde neu erstellt. Sprechen Sie in diesem Fall den Support an, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
6. Im kommenden Dialog wählen Sie bitte über die Schaltfläche mit den drei Punkten „…“ Ihre zuvor heruntergeladene „.p7c“Datei aus und bestätigen die Auswahl mit ÖFFNEN.
7. Der Dialog sieht dann wie folgt aus. Klicken Sie einfach auf WEITER.
8. Nachdem Sie auf WEITER geklickt haben, erhalten Sie eine Zusammenfassung, welche Sie bitte mit FERTIGSTELLEN verlassen.
9. Sie erhalten folgenden Dialog zur Information, diese SCHLIEßEN Sie.
10. Abschließend sehen Sie folgenden Dialog, welcher als Protokoll gedruckt werden kann. Sofern Sie dies nicht wünschen, SCHLIEßEN Sie diesen bitte entsprechend.
11. Nachdem Sie den vorherigen Dialog geschlossen haben, verlassen Sie bitte die Firmendaten mit OK.
12. Sie sind anschließend wieder in den Parametern. Achten Sie bitte darauf, dass Ihnen auf der rechten Seite ein Gültigkeitsdatum angezeigt wird und verlassen Sie im Anschluss die Parameter über SPEICHERN&SCHLIEßEN.
3 Folgeantrag stellen
Sofern Sie bereits ein Zertifikat nutzen und dieses verlängern möchten, gehen Sie bitte so vor, wie auf der folgenden Seite beschrieben:
3.1 Zertifikat ist noch gültig
1. Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL und dann auf PARAMETER.
2. Wechseln Sie anschließend auf SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG und klicken auf ÄNDERN.
3. Geben Sie auf Nachfrage Ihr Zertifikatskennwort ein, um sich anzumelden. Es handelt sich um das Kennwort, welches Sie zur Übertragung verwenden. Sofern Sie dieses vergessen haben, fahren Sie bitte mit Schritt 3.3. dieser Anleitung fort.
4. Sie erreichen den bereits bekannten Dialog, in welchem Sie auf das Schlüsselsymbol ZERTIFIKATSVERWALTUNG klicken.
5. Den folgenden Assistenten verlassen Sie bitte mit WEITER.
6. Im kommenden Dialog setzen Sie den Punkt bei „Eine Zertifizierungsanfrage zum Erstellen eines Zertifikats für die Übertragung von DEÜV-Meldungen versenden“. Klicken Sie anschließend auf WEITER.
7. Sie erhalten eine „Zusammenfassung“ angezeigt, welche Sie bitte mit FERTIGSTELLEN verlassen.
8. Nachdem Sie auf FERTIGSTELLEN geklickt haben, öffnet sich der unten stehende Dialog. Lesen Sie die Sicherheitsabfrage aufmerksam und bestätigen im Anschluss mit ZERTIFIKAT BEANTRAGEN.
9. Verlassen Sie abschließend die Dialoge mit FERTIGSTELLEN, OK oder SPEICHERN&SCHLIEßEN. Verlassen Sie in jedem Fall die Parameter mit SPEICHERN&SCHLIEßEN und erstellen anschließend über DATEI – DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN eine „mandantenspezifische Vollsicherung“.
10. Zum Einlesen des Folgezertifikats orientieren Sie sich bitte an Kapitel 2.
3.2 Zertifikat ist abgelaufen
Sofern Ihr bestehendes Zertifikat bereits abgelaufen ist, so ist es notwendig ein neues zu beantragen.
- Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL und wechseln Sie auf PARAMETER.
- Wechseln Sie anschließend auf SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG und öffnen die Zertifikatsquelle SV-MELDUNGEN per Doppelklick.
- Klicken Sie anschließend bitte auf die Schaltfläche ZERTIFIKATSVERWALTUNG.
- Um ein neues Zertifikat zu beantragen, wechseln Sie nun wieder in Kapitel 1 ab Schritt 8.
3.3 Zertifikatskennwort vergessen
Sofern Sie Ihr Zertifikatskennwort vergessen haben, so ist es notwendig die Zertifikatsquelle zu löschen und neu anzulegen. Dies hat auch zufolge, dass Sie ein vollständig neues Zertifikat beantragen müssen. Erstellen Sie zunächst über DATEI – DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN eine „mandantenspezifische Vollsicherung“. Beachten Sie anschließend bitte folgende Schritte:
Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL und wechseln Sie auf PARAMETER.
- Wechseln Sie in den Bereich SONSTIGE – ZERTIFIKATSVERWALTUNG wählen Ihr Zertifikat aus und klicken auf LÖSCHEN.
2. Nachdem Sie die Schaltfläche LÖSCHEN bestätigt haben, erhalten Sie eine erneute Abfrage. Lesen Sie den Dialog aufmerksam und setzen den Haken bei „Ich habe die Meldung gelesen und verstanden“ und bestätigen abschließend mit JA.
3. Um ein neues Zertifikat zu beantragen, wechseln Sie wieder in Kapitel 1, um einen erstmaligen Zertifikatsantrag zu stellen.
4 Die Zertifikatsantwort lässt sich nicht einlesen
Sofern Sie nicht die Möglichkeit haben, Ihr beantragtes ITSG-Zertifikat einzulesen, kann es hierfür verschiedene Gründe geben. Diese sind nachfolgend aufgeführt:
1. Nach der Beantragung oder Verlängerung des ITSG-Zertifikates haben Sie die Masken nicht mit „Speichern & schließen“ verlassen. Stattdessen haben Sie die Maske über das „X“-Symbol verlassen. Dadurch werden die vorgenommene Beantragung oder Verlängerung nicht in der Software gespeichert.
2. Es ist ein bereits abgelaufenes ITSG-Zertifikat verlängert worden. Hier ist zu beachten, dass eine Verlängerung nur möglich ist, wenn das ITSG-Zertifikat beim Beantragen der Verlängerung und beim Einlesen der Zertifizierungsantwort noch gültig ist.
In diesen beiden Fällen (1. + 2.) ist eine erneute Beantragung des Zertifikates erforderlich. Diese ist mit erneuten Kosten verbunden. Teilen Sie dem ITSG-TrustCenter bitte mit, dass Sie einen vollständig neuen Antrag zu Ihrer Betriebsnummer stellen. Anschließend gehen Sie bitte entsprechend den Ausführungen in Kapitel 3.2. vor.
3. Es wurde eine Neuinstallation der Software durchgeführt und die Daten sind nicht über eine „mandantenspezifische Vollsicherung“ zurückgesichert worden. Das ITSG-Zertifikat wird ausschließlich in dieser Form der Datensicherung gesichert.
4. Nach erfolgreicher Beantragung des Zertifikates ist eine Datensicherung zurückgesichert worden und somit der aktuelle Datenbestand inklusive der Verlängerung überschrieben worden.
5. Die vorhandene Zertifikatsquelle ist nach einer erfolgreichen Beantragung gelöscht worden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie das Kennwort, welches bei der Beantragung von Ihnen vergeben wurde, nicht mehr kennen und daher die Zertifikatsquelle gelöscht und neu angelegt haben.
Sofern Sie nach der erfolgreichen Beantragung des Zertifikates eine „mandantenspezifische Vollsicherung“ erstellt haben, besteht die Möglichkeit, das Zertifikat wiederherzustellen.
Beachten Sie hierzu:
Sind nach der Anlage der mandantenspezifischen Vollsicherung Übertragungen vorgenommen worden, dann darf in diesem Fall NICHT zurückgesichert werden.
Gehen Sie dazu bitte wie nachstehend beschrieben vor. Haben Sie allerdings keine „mandantenspezifische Vollsicherung“ vorliegen, ist ebenfalls eine Neubeantragung, wie in Kapitel 3.2 beschrieben, vorzunehmen.
5 Mandantenspezifische Vollsicherung
5.1 Aktuelle Datensicherung des JETZT-Zustands erstellen
- Bevor Sie eine Sicherung zurück spielen, erstellen Sie zuvor unbedingt eine NEUE „mandantenspezifische Vollsicherung“ des AKTUELLEN STANDS.
- Über DATEI – DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN kommen Sie in den Bereich der Sicherungserstellung.
Wählen Sie als Schema die Mandantenspez. Vollsicherung.
Merken Sie sich den Ordner, in dem die Sicherung erstellt wird und bestätigen Sie alle Eingaben bis die Datensicherung erstellt wurde.
Tipp:
Zu einer umfassenden Datensicherung sollte zusätzlich auch eine Verzeichnissicherung stattfinden, vgl. hierzu auch den Artikel: Erstellen einer Datensicherung.
5.2 Aus bestehender Datensicherung nur Datenbereich der Zertifikate zurück sichern
- Nach dem Erstellen einer AKTUELLEN Datensicherung Ihrer Software, kann nun die Rücksicherung des Zertifikats aus einer alten Datensicherung erfolgen
- Klicken Sie dann oben links in der Software auf DATEI – DATENSICHERUNG – ZURÜCKSICHERN.
- In dem sich öffnenden Assistenten wählen Sie die Sicherung aus, welche eine „mandantenspezifische Vollsicherung“ darstellt.
- Sie können eine „mandantenspezifische Vollsicherung“ erkennen, sobald Sie an dem untenstehenden Dialog angelangt sind. Klicken Sie im Zweifel so lange auf WEITER, bis Sie den auf der folgenden Seite stehenden Dialog erreichen. Sofern es sich nicht um eine „mandantenspezifische Vollsicherung“ handelt, klicken Sie wieder auf ZURÜCK und wählen eine andere Sicherung aus.
- Haben Sie den auf der folgenden Seite stehenden Dialog erreicht, finden Sie unter anderem den Eintrag „Zertifikate, SV-Annahmestellen, Länder, Parameter für Ereignis-Protokolle“. Nur wenn dieser Eintrag vorhanden ist, handelt es sich um eine Vollsicherung.
- WICHTIG: Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge und wählen dann „Keine Selektieren“ aus. Wie im untenstehenden Bild sollten nun ALLE Einträge statt einem grünen Symbol, ein rotes tragen
- Klicken Sie im Anschluss mit der linken Maustaste auf das rote Symbol vor dem Eintrag „Zertifikate, SV-Annahmestellen, Länder, Parameter für Ereignis-Protokolle“, sodass ausschließlich dieser Eintrag einen grünen Haken erhält.
- Beachten Sie auch im nächsten Fenster, dass nur der ausgewählte Eintrag für die Zertifikate in der Aufzählung für die Rücksicherung erwähnt wird
- Klicken Sie bitte immer auf WEITER und abschließend auf FERTIGSTELLEN. Die Zertifikatsquelle ist jetzt zurückgesichert, ohne die Daten insgesamt zu verändern.
- Um das Zertifikat anschließend einzulesen, wechseln Sie bitte in Kapitel 2 dieser Anleitung.