Das Programm prüft bei Anlage von Konten, ob die DATEV-Vorgaben hinsichtlich der Kontonummern eingehalten werden.
Ist unter DATEI – INFORMATIONEN – AKTUELLE FIRMA – MANDANT BEARBEITEN – Register: „KONTENRAHMEN“ das Kennzeichen „DATEV Vorgabe“ aktiviert, dürfen nur Ziffern als Kontonummer erfasst werden. Laut der hinterlegten Vorgabe im Mandanten-Datensatz (Tabelle unterhalb des Kennzeichen „DATEV VORGABE“) sind dies die folgenden Vorgaben:
- Länge der Sachkonten: 4
- Länge der Personenkonten: 5
- Sachkonten von 0001 bis 9999
- Debitorenkonten 10000 bis 69999
- Kreditorenkonten von 70000 bis 99999
Wird unter BUCHHALTUNG – STAMMDATEN – KONTENPLAN ein neues FiBu-Buchungskonto erstellt, erfolgt eine Überprüfung der Kontonummer auf DATEV-Vorgabe, sofern die entsprechende Vorgabe über das Kennzeichen im Mandanten aktiviert ist. Wird eine Kontonummer außerhalb des erlaubten Bereichs ausgewählt, erscheint nun eine entsprechende Aufforderung der Software, die Fehleingabe zu korrigieren.
Das Eingabefenster färbt sich bei der Vergabe einer nicht passenden Kontonummer rot und wartet auf Ihre Zuteilung eines korrekten Wertes im Rahmen der DATEV-Vorgabe.
Erst wenn die Korrektur erfolgt ist, lässt sich das Fenster mit dem fehlerhaften Konto-Datensatz speichern. Mit der Schaltfläche: VERWERFEN kann das Fenster verlassen werden, die Änderungen werden in dem Fall nicht gespeichert.
Alphanumerische Kontonummern
Ist das Kennzeichen „DATEV Vorgabe“ nicht aktiviert, dürfen auch alphanummerische Kontonummern (bestehend aus Ziffern und Buchstaben) erfasst werden. In dieser Einstellung kann auch die Länge von Sachkonten, Debitorenkonten und Kreditorenkonten angepasst werden.
Kontennummern mit Sonderzeichen
Neben den alphanumerischen Kontonummern, können bei Deaktivierung des Kennzeichens für die „DATEV-Vorgabe“ auch Kontonummern mit Sonderzeichen vergeben werden. Diese können wie im folgenden Beispiel aussehen:
- 0AA+
- 00Z+
- 000B
- 000+
- 0+00
- 00+0
- 001.
Wird das Kennzeichen für die DATEV-Vorgabe trotz abweichender Kontonummern aktiviert, erscheint nun ein entsprechender Hinweis zu den nicht bebuchten Konten, welche den DATEV-Vorgaben widersprechen. Die Software listet die Konten, welche nicht der Vorgabe entsprechen, in einem Hinweisfenster auf. Diese können zu diesem Zeitpunkt noch gelöscht werden.
Wenn bereits Buchungen mit abweichenden Konten erfasst und gebucht wurden oder Umsätze innerhalb nicht DATEV-konformer Konten existieren, kann der Kontenrahmen nicht wieder auf die DATEV Vorgaben zurückgestellt werden. Wird nun versucht, das Kennzeichen für die DATEV-Vorgabe trotz abweichender Kontonummern wieder zu aktivieren, erscheint nun ein entsprechender Hinweis:
