Lohnbuchhaltung

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Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU)

Der Arbeitgeber erfasst wie bisher die Fehlzeiten seiner Arbeitnehmer innerhalb von buhl Unternehmer (Fehlzeiten). Die Aushändigung eines gelben Scheins durch den Arbeitnehmer entfällt. Der Arbeitnehmer meldet sich im Krankheitsfall beim Arbeitgeber und übermittelt diesem auch den Zeitraum der Krankschreibung. Diese Daten sind in buhl Unternehmer wie bisher einzutragen.


Beachten Sie:

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer nehmen nicht am Verfahren teil. Entsprechend werden auch die eAU-Felder bei der Erfassung einer Fehlzeit für diese Mitarbeiter nicht angezeigt.Auch geringfügig Beschäftigte, die über die Bundesknappschaft versichert sind, nehmen über ihre tatsächliche Krankenkasse und nicht über die Bundesknappschaft am Verfahren teil, deshalb ist bei Personengruppenschlüssel 109 und 110 das Feld: „Krankenversicherungspflicht“ zwingend mit der zuständigen Krankenkasse zu füllen.

Hinweis zu gesetzlich pflichtversicherten Arbeitnehmern bei der Bundesknappschaft:

Sofern ein Mitarbeiter gesetzlich pflichtversichert bei der Bundesknappschaft ist, ist die Krankenkasse mit einer eigenen Einzugsstellennummer ein weiteres Mal zu erfassen, beispielsweise als Einzugsstellennummer 3. 

Die unter: PARAMETER – ABRECHUNG – PARAMETER – PARAMETER FÜR EINZUGSSTELLEN hinterlegte Einzugsstelle darf für diesen Zweck NICHT genutzt werden!


Fehlzeit erfassen und eAU-Angaben ausfüllen

Wechseln Sie zunächst in die „Lohn-Abrechnungsdaten“ des Mitarbeiters, bei dem eine Fehlzeit erfasst werden soll:

  1. Personal
  2. Stammdaten
  3. Mitarbeiter
  4. Über Schaltfläche: ÄNDERN oder „Doppelklick“ in die Tabelle, einen Mitarbeiter-Datensatz zum Bearbeiten öffnen.

Auf dem Register: „Lohn-Abrechnungsdaten“ wechseln Sie in der linken Navigation: im Bereich „Grundlagen der Abrechnung“ auf den Eintrag: „Fehlzeiten„. Erfassen Sie mittels Schaltfläche: NEU einen Fehlzeiten-Datensatz.

Bereich: eAU in Fehlzeit 10.3 befüllen

Wählen Sie im neuen Fehlzeiten-Datensatz: als „Art der Fehlzeit“ den Eintrag: Fehlzeit 10.3 – Entgeltfortzahlung nach U1 und geben Sie den Zeitraum der Fehlzeit ein.

Es stehen Ihnen alle relevanten Eingabefelder zur Verfügung, die für die Verarbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung relevant sind.

Auswahlfeld: „Art der Bescheinigung“

Wählen Sie über die Auswahl, ob eine Erstbescheinigung der Krankmeldung vorliegt oder dies bereits eine Folgemeldung ist:

  • Erstbescheinigung: Erfassen Sie die vor Arbeitnehmer gemeldeten Zeiträume und Arten der Fehlzeit
  • Folgebescheinigung: Liegt eine Folgebescheinigung vor, prüft die Software das Vorhandensein einer bereits erfassten Erstbescheinigung (Details zur Erfassung der Folgebescheinigung finden Sie unter dieser Abbildung)

Auswahl: Folgebescheinigung

Sollte sich ein Mitarbeiter im Anschluss an die Erstbescheinigung wieder krankmelden, ist diese Auswahl zu treffen. Wird die „Folgebescheinigung“ in buhl Unternehmer ausgewählt, dann überprüft die Software, ob auch eine zeitlich nahe Erstbescheinigung vorliegt:

  • Wenn dem so ist, dann wird im zweiten Schritt überprüft, ob diese fortlaufend ist
    • Ist dies nicht der Fall, erfolgt die Abfrage aus der Software, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme stattgefunden hat
      • Falls dies auch nicht der Fall sein sollte, so nimmt die Software in der Anfrage „eAU“ den Tag, der auch als Beginn, der auf das Enddatum der Erstbescheinigung (bzw. vorherigen Folgebescheinigung) folgt

Beispiel:

Enddatum Erstbescheinigung = 10. Tag des Monats, so ist der Beginn der Folgebescheinigung, und somit des erneuten Abrufs = 11. Tag des Monats.


  • Als Art der Fehlzeit ist wieder 10.3 einzutragen
  • Als letzter Arbeitstag wird nochmals das gleiche Datum wie zur Erstbescheinigung eingetragen
  • Als Art der Bescheinigung ist „Folgebescheinigung“ zu wählen

Bei Auswahl „Folgebescheinigung“: Abfrage ob zwischenzeitlich Arbeitsaufnahme erfolgte

Eine Folgeabfrage darf nicht durchgeführt werden, wenn zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgt ist. Aus diesem Grund erfolgt beim Hinterlegen einer Folgebescheinigung die Abfrage, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgte.

  • Auswahl „JA“: Es ist keine Folgeabfrage sondern eine Erstabfrage durchzuführen
  • Auswahl „NEIN“: Die Folgeabfrage kann durchgeführt werden

Feld „AU-Grund“

Für folgende Einträge darf eine eAU-Anfrage gestellt werden:

  • Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 (1) S. 1 SGB V)
  • Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 (2) SGB VII)
  • Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 (1) S. 1 SGB V)

Folgende Einträge darf keine eAU-Abfrage erfolgen, weshalb für diese Einträge auch keine Anforderung einer eAU möglich ist:

  • Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)
  • Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers
  • Ärztliches Beschäftigungsverbotes nach § 16 (1) Mutterschutzgesetz
  • Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld 
  • durch Privatarzt festgestellte Arbeitsunfähigkeit 

Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen „eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe“ fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden.

Beim Speichern der Mitarbeiterfehlzeit wird ein Datensatz erstellt, der beim nächsten Versand übermittelt wird.

Das Versanddatum ist im Mitarbeiter-Datensatz im Bereich der „Zu meldenden Daten“ – „eAU-Anforderungen“ zu sehen; „Frühester Versandtermin der Anfrage“.

Kennzeichen: „Attest liegt vor“

Ist Ihr gesetzlich versicherter Arbeitnehmer arbeitsunfähig krank, so lässt sich eine elektronische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse mit „Abgabegrund= 41“ stellen. Die Rückmeldung der Krankenkasse erhalten Sie ebenfalls elektronisch. Für die Vorerkrankungsabfrage dürfen nur diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt werden, für die auch ein Attest vorliegt.


Beachten Sie:

  • Vor dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen: „Attest liegt vor“ noch belegbar
  • Nach dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen nicht mehr editierbar


Tipp:

Wichtige Informationen zum Thema der zum Versand bereitstehenden eAU-Anforderungen – und wie dieser Versandtermin berechnet wird – erhalten Sie auf der folgenden Seite dieser Dokumentation: Ausgehende Meldung: Frühester Versandtermin der Anfrage


Übersicht: eAU-Anforderungen in den Lohn-Abrechnungsdaten

Tabellenfelder: „eAU-Anforderungen.

  • Beginn der Arbeitsunfähigkeit: Wurde über den Fehlzeiten-Datensatz erfasst
  • Frühester Versandtermin der Anfrage: Ergibt sich aus den Einstellungen im Mandanten- bzw. Mitarbeiter-Datensatz: Ausgehende Meldung: Frühester Versandtermin der Anfrage
  • Datensatz-ID: Der Datensatz „Anforderung_eAU_AG“ ist an die Krankenkasse zu richten, die zum Zeitpunkt des Datums zuständig ist; der Datensatz wird mit einer eindeutigen ID versehen
  • Datensatz-ID Ursprungsmeldung: Bei einer Stornierung wird die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung in dieses Feld eingetragen
  • Stornierung: Ein rotes Symbol zeigt an, dass eine Stornierung durchgeführt wurde
  • Rueckmeldung erhalten: Nach dem Versenden wird die eAU von der Krankenkasse geprüft – einige Tage später erhalten Sie eine Rückmeldung
  • Kennzeichen 4: Die eAU/Krankmeldung liegt nicht vor. Bei verfrühten Anfragen erhalten Sie als Arbeitgeber das „Kennzeichen 4“ zurückgemeldet – aus diesem Grund sollte der Versandtermin niemals vor dem „frühesten Versandtermin der Anfrage“ erfolgen
  • Betriebsnummer Krankenkasse: Die Betriebsnummer der Einzugsstelle (der zugehörigen Krankenkasse)
  • Betriebsnummer Verursacher: Die Betriebsnummer Ihrer Firma bzw. Filiale
  • Sozialversicherungsnummer: SV-Nummer des Arbeitnehmers
  • Status: Ein Briefsymbol mit Weltkugel zeigt an, dass die eAU versandt wurde; ein leeres Feld zeigt an, dass noch kein Versand erfolgt ist

Schreiben Sie uns Ihre Anregungen.