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Geschäftsvorfälle – Archiv Buchungen

Über das Register: „Archiv Buchungen“ finden Sie alle bisher gebuchten Geschäftsvorfälle, sowohl die aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr, als auch solche aus den vorangegangen Jahren, unabhängig davon ob diese abgeschlossen wurden oder nicht. 

Sollte bei den Registern ein Buch nicht eingeblendet sein, kann dies manuell über die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten eingeblendet werden. Die Auswahl sowie Anzahl der Bücher ist abhängig von Ihren angelegten Büchern in den zugehörigen Parametern und Ihrer Ausbaustufe von buhl Unternehmer.

Nachfolgend Erläuterungen zu den verschiedenen Spalten: 

Historydatum

Datum und Uhrzeit der Buchung werden Ihnen angezeigt. 

S

Buchungszeilen, welche durch die Buchung als Splittbuchung zusammengehören, werden mit einem schwarzen Balken markiert. Zusammengehörige Buchungen werden durch eine Linie miteinander verbunden. 

Konto / Gegenkonto

Die im jeweiligen Geschäftsvorfall angesprochenen Konten werden dargestellt. 

Kostenstelle / Gegenkostenstelle

Ist im Buchungssatz eine Kostenstellen bebucht worden, so wird diese für das Konto bzw. Gegenkonto angezeigt. 

Datum / Buchungsinfo

In der Spalte Datum wird das im Geschäftsvorfall eingegebene Datum ausgewiesen. Die Buchungsinfo sagt aus in welcher Periode und in welchem Wirtschaftsjahr der jeweilige Buchungssatz gebucht wurde. Die Angabe in Klammern zeigt Ihnen die jeweilige Buchungsprotokollnummer und die laufende Buchungsnummer an. 

Beispiel

Buchungsinfo: 202x/3459 (8-3) 

202x: Wirtschaftsjahr 

3459: Buchungszeilennummer 

8 : Buchungsperiode 

3 : Buchungsprotokollnummer 

Beleg-Nr.1 / Beleg-Nr.2

Hier wird der Inhalt der Felder Belegnummer1 und Belegnummer2 dargestellt. 

Text

Diese Spalte gibt den Buchungstext wieder. 

Währ. / Saldobetrag

In dieser Spalte wird die gebuchte Währung und der Soll- oder Habensaldo angezeigt.
Beachten Sie, dass sich die Soll- oder Habenstellung immer auf das gebuchte Konto bezieht.

Ist eines der Konten mit einem Steuerkennzeichen gebucht worden, wird zusätzlich der Nettobetrag und die Steuer ausgewiesen. 

Die abgebildete Ansicht kann in eine andere Tabellenansicht geändert werden. Der Aufruf erfolgt über die Schaltfläche: TABELLE 

Die Tabellenansicht kann nach folgenden Kriterien geändert werden:

  • Archiv FiBu Buchungen: Historydatum
  • Archiv FiBu Buchungen: Kontonummer
  • Archiv FiBu Buchungen: Gegenkontonummer
  • Archiv FiBu Buchungen: Datum
  • Archiv FiBu Buchungen: Belegnummer1
  • Archiv FiBu Buchungen: Belegnummer2
  • Archiv FiBu Buchungen: Text
  • Archiv FiBu Buchungen: Adressnummer

Über die Schaltfläche: SORTIEREN wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, nach verschiedenen Kriterien Archiv Buchungen zu sortieren. Es kann also relativ schnell nachvollzogen werden, zu welchem Zeitpunkt eine Buchung stattgefunden hat. Folgende Kriterien stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

  • … Jahr & Buchungsnummer
  • … Historydatum
  • … Kontonummer
  • … Gegenkontonummer
  • … Datum
  • … Belegnummer1
  • … Belegnummer1 (numerisch)
  • … Belegnummer2
  • … Belegnummer2 (numerisch)
  • … Kostenstellennummer
  • … Gegenkostenstellennummer
  • … Text
  • … Adressnummer
  • … nach Saldo Betrag

Das Sortierkriterium „… Jahr & Buchungsnummer“ bietet Ihnen die Möglichkeit zum Suchen nach dem Buchungsjahr und der Buchungsnummer. Das Format zum Eingeben lautet [Jahr]/[laufende Buchungsnummer], z.B. 202x/123 suche die Buchung im Jahr 202x mit der Buchungsnummer 123.

Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine aufsteigende oder absteigende Sortierreihenfolge gewünscht ist.

Wurde z. B. das Sortierkriterium „Archiv FiBu Buchung nach Belegnummer1“ gewählt, kann im unten abgebildeten Feld die Belegnummer1 des gesuchten Geschäftsvorfalles eingegeben werden.

Die Beschreibung der anderen Schaltflächen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt. An dieser Stelle sollen nur die Schaltflächen: STORNIEREN, KOPIEREN, DRUCKEN und DETAIL-ANSICHT beschrieben werden.


Buchungen stornieren

An Hand eines kleinen Beispiels soll die Funktion der Schaltfläche: STORNIEREN erläutert werden. 

Sie prüfen Ihre gebuchten Geschäftsvorfälle über die Kontenanalyse. Dabei stellen Sie fest, dass Sie für eine Kassenbuchung die Soll- und Habenstellung vertauscht haben. Im Archiv suchen Sie sich diesen Geschäftsvorfall und selektieren diesen. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche: STORNIEREN.

Danach werden Sie gefragt: „Möchten Sie für diese Buchung „Beleg-Nr. : 70010 an 1200 über 100,00 € (2007/2/48)“ eine Stornobuchung erzeugen?


Zusätzlich erhalten den Hinweis

Zu Ihrer Information: Die Stornobuchung wird im Hauptbuch erzeugt. Wird diese Abfrage mit ja beantworte, erfolgt automatisch die Erstellung der Stornobuchung im Hauptbuch.
Beachten Sie, dass Sie vor der Erstellung der Stornobuchung die Buchungsperiode einstellen, in welcher diese Stornobuchung gebucht werden soll.“


Rufen Sie anschließend das Hauptbuch wieder auf, werden Sie die Stornobuchung vorfinden. 

Der Buchungstext lautet Stornobuchung. In Klammern wird das Wirtschaftsjahr, die Periode und die Buchungsprotokollnummer angegeben, in welcher die stornierte Buchung erfasst wurde. Zusätzlich wird die Buchungszeilennummer angegeben. Stornieren Sie z. B. eine Buchung aus dem Wirtschaftsjahr 202x, welche in der 480 Buchungszeile im Monat August mit dem 3. Buchungslauf gebucht wurde, so lautet bei einer Stornierung der Buchungstext „Stornobuchung (zum Buchungssatz 202x/480 (8-3))“.
Beachten Sie, dass eine Stornobuchung im Hauptbuch nicht geändert werden kann.

Haben Sie im Archiv eine Buchungszeile selektiert, für die zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Stornierung erfolgte, werden Sie bei erneuten Aufruf der Stornierung folgenden Hinweis erhalten: 


Möchten Sie für diese Buchung erneut eine Stornobuchung erzeugen?  Die ausgewählte Buchung „Beleg-Nr. : 70010 an 1200 über 100,00 € (2007/2/48)“ wurde bereits storniert!“ 


Prüfen Sie genau, ob die Stornierung erneut erfolgen soll.


Einsehen eines Archiv FiBu-Buchungssatzes

Durch einen Doppelklick auf eine Archiv-Buchung wird ein Fenster geöffnet, in dem alle buchungsrelevanten Informationen enthalten sind.
Buchungen kopieren

Die Schaltfläche: KOPIEREN ermöglicht es, die selektierte Buchungszeile aus dem Archiv in das Hauptbuch der Geschäftsvorfälle zu kopieren. Diese Funktion kann z.B. genutzt werden, wenn mehrfach im Jahr gleiche Buchungen erfasst werden müssen, diese aber nicht in den Dauerbuchungen verankert sind. Anders wie bei einer Stornobuchung, kann eine solche Kopie im Hauptbuch bearbeitet werden.

Es können mehrere markierte Buchungssätze auf einmal in die aktuelle Buchungserfassung übergeben werden.


Druckmöglichkeiten

Über die Gruppe: AUSGABE können Sie im Archiv folgende Drucke aufrufen:

  • Liste – Buchungsarchiv
  • Buchungsprotokolle
    • Buchungsprotokoll hoch
    • Buchungsprotokoll quer
  • Kontoauswertung – Kassenbuch

DRUCK: „LISTE“ 

Hierbei handelt es sich um einen Listendruck, wo nach verschiedenen Kriterien sortiert das Buchungsarchiv gedruckt werden kann. 

DRUCK: „BUCHUNGSPROTOKOLLE“

Im Druckmenü oder in den Eigenschaften dieses Druckes können Sie den gewünschten Zeitraum und die Protokollnummer festlegen. Es können auch alle Protokolle einer Periode hintereinander gedruckt werden. Der Druck von Buchungsprotokollen ist auch möglich, wenn die ausgewählte Periode oder das ausgewählte Jahr bereits abgeschlossen sind. 

DRUCK: „KONTOAUSWERTUNG“

Hierüber kann z. B. der Kassenbuchausdruck erfolgen. Im Druckmenü muss das gewünschte Kassenkonto und der Auswertungszeitraum vorgegeben werden.
Detail-Ansicht „Akt.Buchungssatz“

Im Bereich „Archiv Buchungen“ stehen die Detail-Ansichten „Akt. Buchungssatz“ zur Verfügung, in welcher Sie alle Informationen zum Buchungssatz finden.

Schreiben Sie uns Ihre Anregungen.