Finanzbuchhaltung

  1. Home
  2. Hilfe
  3. Finanzbuchhaltung
  4. Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle

Im Bereich „Geschäftsvorfälle“ werden die anfallenden Buchungssätze erfasst sowie aus anderen Bereichen und Modulen eingelesen. Hier erfolgt die endgültige Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsvorfälle. 

Bevor Sie mit der Erfassung der Geschäftsvorfälle beginnen, prüfen Sie, in welchem Wirtschaftsjahr und in welcher Buchungsperiode Sie sich befinden. Im Menüband (Registerkarte: START) sehen Sie, welche Periode und welches Wirtschaftsjahr aktuell bearbeitet wird. 

Möchten Sie in einer anderen Buchungsperiode oder in einem anderen Wirtschaftsjahr arbeiten, so können Sie dies an dieser Stelle direkt umstellen. 

Neben dem Hauptbuch steht Ihnen für die Erfassung der Geschäftsvorfälle ein Buch für Dauerbuchungen zur Verfügung. In der Ausbaustufe „Mittelstand“ steht zusätzlich noch ein Nebenbuch zur Verfügung.

Jedes Buch kann über das entsprechenden Register geöffnet werden. 

Die einzelnen Bücher sind von der Bearbeitung her identisch. Über die Schaltfläche: PARAMETER – GESCHÄFTSVORFÄLLE – BÜCHER werden die Vorgaben bzw. die Gestaltung der Tabellenansichten für Buchungssätze und die Buchungssatzeingabe vorgenommen. 


Beachten Sie:

Es ist nicht möglich, in einem Buch von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig zu arbeiten.


Dauerbuchungen

Unter Dauerbuchungen können Sie in einem bestimmten Zeitzyklus wiederkehrende Geschäftsvorfälle erfassen. In der Praxis können dies z.B. Abschreibungen, Mieten für Büroräume, Abschlagszahlungen für Mietnebenkosten, Leasingzahlungen für PKW, Gehälter für Angestellte usw. sein. Damit diese nicht jeden Monat, jedes Quartal etc. erneut einzugeben sind, können Sie all diese Buchungen einmalig in diesem Programmteil erfassen.


Beachten Sie:

Im Feld Buchungsintervall muss der jeweils gültige Zeitzyklus eingetragen sein.


Das Buchungssatzdatum in Dauerbuchungen gibt dabei das Startdatum für die Gültigkeit an. 

Im Feld Buchungsintervall legen Sie für Dauerbuchungen die Gültigkeit der nachfolgenden Monate festlegen. 

Beispiel: 

Die Miete wird immer vierteljährlich zum letzten des Monats überwiesen, die erste Zahlung erfolgt am 31.3.202x. Als Datum für die Dauerbuchung wird dann entsprechend der 31.3.202x hinterlegt. Als Buchungsintervall muss „vierteljährlich (alle drei Monate)“ ausgewählt werden. Diese Dauerbuchung wird beim Einladen nur bei den Monaten 3, 6, 9, 12 beachtet, in den anderen Monaten wird sie übergangen. 

Die Buchungszeilen der Dauerbuchungen werden im Hauptbuch über die Schaltfläche: WEITERE – BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN – VON DAUERBUCHUNGEN EINLESEN übernommen. 

Nebenbuch (Ausbaustufe: „Mittelstand)

Nebenbücher dienen z. B. dazu, dass in Netzwerkinstallationen mehrere Personen gleichzeitig Buchungssätze erfassen können. Ein Mitarbeiter führt z.B. die Kreditorenbuchhaltung über das 1. Nebenbuch und ein weiterer Mitarbeiter über das 2. Nebenbuch die Debitorenbuchhaltung.


Beachten Sie:

Es ist nicht möglich, in einem Buch von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig zu arbeiten.


Ein Nebenbuch kann auch dazu benutzt werden, Buchungen schon im Vorfeld zu erfassen. Diese Buchungen sollen aber noch nicht gebucht werden. Erst zum Zeitpunkt des Buchens werden diese Buchungen aus dem Nebenbuch ins Hauptbuch eingelesen oder direkt über das Nebenbuch gebucht. 

Aufbau eines Buches

Nachfolgend wird der Aufbau eines Buches detailliert beschrieben. 

Im oberen Teil dieses Bereiches werden Ihnen alle Buchungen des aktuellen Stapels angeboten. 

Der Aufbau dieser Tabellenansicht kann über Schaltfläche: PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER über die „Tabellenansicht für Buchungssätze“ gestaltet werden. Die Dokumentation darüber können Sie im Kapitel „Parameter – Geschäftsvorfälle“ nachlesen. Nachfolgend eine kurze Erläuterung für die Spalten der Abbildung: 

Spalte Gb

Hier erhalten Sie die Information, ob die Buchungen des aktuellen Stapels gebucht wurden, wie die Buchung erfolgte, proforma oder endgültig und ob alle Eingaben korrekt vorgenommen wurden. Dies wird Ihnen durch folgende Symbole mitgeteilt: 

GRÜNES SYMBOL

Haben Sie die Buchungsart „Buchen nach Verlassen der Eingabe“ in den Parametern gewählt, werden die Buchungszeilen in der Übersicht mit diesem GRÜNEN Symbol gekennzeichnet.

Sobald Sie das jeweilige Buch verlassen, werden die so gekennzeichneten Buchungen ins Archiv verschoben. Die Buchungsart wird über Schaltfläche: PARAMETER – GESCHÄFTSVORFÄLLE – BÜCHER hinterlegt. 

ROTES SYMBOL

In dieser Buchungszeile befinden sich fehlerhafte Einträge oder in bestimmten Feldern wurden gar keine Eingaben vorgenommen.

Beachten Sie, dass Buchungszeilen mit diesem Symbol nicht gebucht und auch nicht proforma gebucht werden. Die Buchungszeile muss korrigiert oder gelöscht werden.


LEERE SPALTE „GB“

Ist die Spalte Gb leer, so haben Sie die Buchungsart „Buchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformabuchung)“ gewählt und die Buchungseingabe ist korrekt. 

Spalte Soll / Spalte Haben

Der gebuchte Betrag erscheint in der jeweiligen Spalte. 

Spalte Währung

Die gebuchte Währung wird angezeigt. 

Spalte Gegenkonto

Das hinterlegte Gegenkonto und dessen Bezeichnung wird angezeigt. 

Spalte Belegnummer1

Gibt den Eintrag des Feldes Belegnummer1 wieder. 

Spalte Datum

Das eingetragene Buchungsdatum aus der Erfassung wird angezeigt. 

Spalte Konto

Das hinterlegte Konto und dessen Bezeichnung wird angezeigt. 

Spalte Kostenstelle 

Die Kostenstelle für das Konto wird angezeigt. 

Spalte Text 

Der eingegebene Buchungstext wird angezeigt. 

Im rechten unteren Teil des Bereiches Geschäftsvorfälle können verschiedene Informationen angezeigt werden. Welche Information hier dargestellt werden soll, wird über die Schaltfläche: VORGABEN gewählt. Folgende Informationen stehen zur Auswahl:

Info über „Hauptbuch“

Über Schaltfläche: PARAMETER – GESCHÄFTSVORFÄLLE – BÜCHER kann für jedes Buch über das Register: „Bedingung für Einlesen/Info“ eine Information hinterlegt werden, welche in diesem Fenster dargestellt wird.

Info über „Kontensaldo“

Der Kontensaldo für die Konten der selektierten Buchungszeile wird angezeigt. Diese Ansicht sollte gewählt werden, wenn die Buchungsart „Buchen nach Verlassen der Eingabe“ eingestellt ist.


Beachten Sie:

Bei der Anzeige des Kontensaldo können Differenzen zum aktuell erfassten Saldo auftreten. Dies ist von der gewählten Buchungsart abhängig. Haben Sie sich für die „Buchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformabuchung)“ entschieden, dann wird der aktuelle Saldo mit dem tatsächlich erfassten Saldo nicht übereinstimmen, da Buchungen, die sich noch im Stapel befinden, in diesem Fall nicht berücksichtigt werden können. Bei der Buchungsart „Buchung nach Verlassen der Eingabe“ entspricht der angezeigte Kontensaldo immer dem tatsächlich erfassten Saldo, da jede Buchung nach Beendigung des Buchungssatzes direkt abgearbeitet, d.h. auf die Konten gebucht wird.


Info über Kontrollstreifen

Als Alternative zu den Kontensalden steht Ihnen die Anzeige des Kontrollstreifens zur Verfügung. Der Kontrollstreifen dient zur Überwachung des Erfassungssaldos und kann auf ein bestimmtes Konto bzw. auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt werden.

Diese Möglichkeit steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie über die Schaltfläche: VORGABEN – Kontrollstreifen bearbeiten … anwählen.

Für die Eingrenzung wird Ihnen die abgebildete Maske angezeigt. 

Das gewünschte Konto (bzw. der Kontenbereich) und der Anfangsbetrag sind hier zu hinterlegen. 

Die Aktivierung der Option „Nettowertanzeige bei Automatikkonten“ hat zur Folge, dass beim Kontrollstreifen bei Buchung auf ein Automatikkonto nur der Nettowert in die Berechnung einfließt. Soll der in der Buchungsübersicht ausgewiesene Bruttobetrag berücksichtigt werden, darf dieses Kennzeichen nicht aktiviert sein. 

Besonders praktisch ist der Einsatz des Kontrollstreifens z .B., wenn Sie Ihre Buchungen der Bankauszüge vornehmen. Geben Sie als Anfangswert den Anfangsbestand des ersten zu buchenden Kontoauszugs ein und wählen Sie die Kontonummer des Bankkontos aus. Anschließend können Sie durch den Kontrollstreifen laufend überprüfen, ob Ihr Buchungssaldo noch mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt. 

Artikel

Schreiben Sie uns Ihre Anregungen.